На перший погляд, робота благодійного фонду «Таблеточки» проста та зрозуміла. Але щоб допомагати рятувати життя важливо ретельно систематизувати низку процесів. І допомогла в цьому SAP Business One та хмара GigaCloud.

Благодійний фонд «Таблеточки» з 2011 року допомагає українським родинам перемагати рак, а лікарям — рятувати життя онкохворих дітей. За цей час фонд зібрав на лікування 650 мільйонів гривень та надав адресну допомогу 6500 дітям. Під опікою фонду щомісяця знаходиться близько 500 дітей та 12 лікарень, де лікуються онкохворі діти. Сьогодні він охоплює 70% дитячої онкології в Україні.

Лікарняні клоунеси Бу та Люся у відділенні онкології НДСЛ «Охматдит», червень 2022

Завдання

Діяльність БФ «Таблеточки» ділиться на дві складові: співпраця з благодійниками (донорами) та підопічними — онкохворі діти та їхні родини, лікарні та лікарі, а також система охорони здоров’я та державні органи. «Таблеточки» вирішують питання, які наразі не може закрити держава.

Робота фонду складається з низки етапів, які відбуваються паралельно. Починаючи з отримання звернення від родини на купівлю препарату, пошуку донорів на його закупівлю і закінчуючи доставкою з дотриманням холодового режиму та умов ліцензування. Такий простий, на перший погляд, процес, насправді — дуже складна павутина, яка вимагає чіткої систематизації. Для цього співробітники фонду використовували програму для бухгалтерського обліку.

«Таблеточки» — неприбуткова організація. Ресурси, які вона може витрачати на своє утримання, обмежені українським законодавством. Тому довгий час фонд розміщував програму для бухобліку на локальному комп’ютері. Причин для використання цього програмного забезпечення було декілька. По-перше, на той час це була чи не єдина програма, адаптована для українських неприбуткових організацій. По-друге, вона мала доступну ціну. Проте локальне розміщення спричиняло проблеми, серед яких неможливість своєчасного оновлення, одночасної роботи декількох співробітників у програмі, ризики втрати даних через віруси та людський фактор.

«Ми працюємо з державними та комунальними лікарнями. Це наші основні отримувачі благодійної допомоги, — говорить В’ячеслав Биков, виконавчий директор БФ “Таблеточки”. — Якщо не працюватиме наша облікова програма, ми не зможемо сформувати відповідні документи на препарати чи обладнання. Навіть якщо ми доставимо їх у лікарні, без документів їхнє використання неможливе. Також у разі збою програми, ми не зможемо зафіксувати звернення до нас. Це означає що дитина може не отримати ліки вчасно».

У 2019 році GigaCloud став інфраструктурним партнером фонду «Таблеточки» та безоплатно розмістив програму для бухобліку в своїй хмарі. Таким чином організація змогла передати обслуговування IT-інфраструктури на аутсорс хмарному оператору, оскільки не має власних технічних фахівців у штаті. А також досягти відмовостійкості та постійної доступності програми. Проте вже через два роки у фонді вирішили докорінно перебудувати бізнес-процеси та змінити 1С на інше програмне забезпечення. Повномасштабне вторгнення остаточно поставило табу на використання російського ПЗ.

Фото з презентації досягнень 10-річчя фонду у 2021 році

Рішення

Нову систему для керування бізнес-процесами шукали, спираючись на досвід зарубіжних колег.

«Ми звузили свої пошуки до двох ERP-систем: SAP Business One та рішення на базі Microsoft Dynamics, — говорить В’ячеслав Биков, виконавчий директор БФ “Таблеточки”. — Зрештою обрали SAP Business One через її доступнішу ціну, наявність інтеграторів в Україні та адаптацію для малого бізнесу. Це, звичайно, набагато дорожча програма, ніж наша програма для бухобліку, проте завдяки донорському фінансуванню на впровадження та знижці, яку нам надала компанія SAP, ми змогли її собі дозволити».

Впровадженням SAP для благодійного фонду займається партнер GigaCloud — консалтингова компанія best-run Consulting.

SAP Business One має певні вимоги щодо інфраструктури для розміщення. По-перше, доступність. Вона має бути доступною 24/7. По-друге, затримка. Показник понад 30 мілісекунд критичний для роботи SAP. GigaCloud надав публічну хмару на базі платформи VMware, яка повністю задовольнила ці вимоги.

Наразі система розгорнута у хмарі та тривають її налаштування під потреби замовника. Перехід у постійний режим планують в наступному році. Технічні фахівці GigaCloud допомагали на всіх етапах впровадження софту.

«Фонд “Таблеточки” з самого початку заснування ставив за мету надавати сучасні технології дітям, — говорить В’ячеслав Биков, виконавчий директор фонду. — Ми хочемо, щоб діти отримували сучасне лікування саме в Україні. Чому вони мають їхати на лікування в Європу? Чому ми маємо закупляти ліки в Європі? Теж саме й з IT-інфраструктурою. Ми живемо тут, тому маємо інвестувати та розвивати українське».

Команда благодійного фонду «Таблеточки»

Результат

В’ячеслав Биков, виконавчий директор БФ «Таблеточки», виділяє декілька основних переваг використання публічної хмари GigaCloud:

• Хмара від інфраструктурного партнера для розміщення SAP звільнила від додаткових витрат.
• Гнучкість хмари дозволяє збільшувати чи зменшувати кількість ресурсів за потреби.
• Співробітники можуть працювати з програмою із будь-якого місця, в будь-який час, а на її доступність не впливають вимкнення електроенергії та інші форс-мажори.
• Можливість робити бекапи даних на різних рівнях.
• Відмовостійкість та збереження баз даних фонду.
• Можливість передати всі ризики, пов’язані з IT-інфраструктурою, на хмарного оператора та займатися своєю справою.
• Можливість отримати своєчасну цілодобову технічну підтримку від фахівців GigaCloud.

«Ми завжди говоримо, що наша основна робота — це допомога дітям та їхнім родинам. І при цьому нам самим ця допомога дуже часто потрібна. Ми раді, що знайшли такого інфраструктурного партнера як GigaCloud. Адже його фахівці діляться з нами найціннішим — своїми знаннями та досвідом, яких немає у нас, і допомагають фонду трансформуватися», — резюмує В’ячеслав Биков, виконавчий директор БФ «Таблеточки».

Допомогти дітям може кожен бажаючий з будь-якої точки світу. Реквізити для здійснення благодійних внесків розміщені на офіційному сайті благодійного фонду «Таблеточки».