Ходять легенди, що впровадження ERP-системи на підприємстві може займати від 9 місяців до 3 років. І це правда. Запуск ERP вимагає аудиту та виправлення неправильно побудованих бізнес-процесів. Фахівці впевненні, що автоматизуючи безлад, в результаті можна отримати лише автоматичний безлад. Щоб зрозуміти, чи потрібна ERP-система вашій компанії, варто розібратися, що це і як нею користуватися.

Що таке ERP-система

ERP-система (Enterprise Resource Planning) ― це система керування ресурсами підприємства: фінансами, активами, аналітикою, моніторингом, процесом виробництва, працівниками, взаємодіями з партнерами та веденням докладної історії операцій з клієнтами.

Перша система керування ресурсами з’явились у 1960-х роках і мала назву MRP. Її використовували для планування та розподілу матеріалів та сировини. Вона була дорогою, негнучкою та громіздкою, а для її роботи потрібно було залучати велику кількість працівників. У 1983 році винайшли MRP II, яка стала модульною та включала вже більше основних виробничих процесів: планування, закупівля, керування договорами та специфікація. А в 1990 році розробили ERP, в якій пізніше виділили CRM (система для взаємодії з клієнтами) для зовнішніх взаємодій та PLM (система для керування бізнес-процесами виробничих підприємств) для внутрішніх циклів.

Класифікація та складові ERP

ERP-системи класифікують за 4 групами:

За призначенням

• галузеві ― призначені для конкретної галузі;
• загальні ― підходять всім, у тому числі й для сегменту B2B.

За типом організації

• приватні ― системи повністю ізольовані на апаратному рівні та можуть змінюватись під конкретні задачі;
• публічні ― хмарні сервіси, доступ до яких відкритий обмеженому колу користувачів. Всі дані зберігаються на хмарній платформі, надійно захищені та доступні із будь-якого пристрою в будь-якому місці;
• гібридні ― об’єднують можливості приватних та публічних систем;
• десктопні ― системи, призначені для встановлення на будь-який пристрій: ноутбук, планшет, телефон, для їхньої роботи не потрібний інтернет;
• браузерні ― здійснити вхід у системи можна через особистий кабінет співробітника.

За типом архітектури

• єдині ― готові неподільні рішення, компоненти яких пов'язані між собою;
• модульні ― дозволяють оптимізувати різні аспекти роботи компанії.

За типом ліцензії

• пропрієтарні ― готові рішення з набором типових модулів;
• з відкритим кодом ― безкоштовні системи, які можна неодноразово допрацьовувати під власні потреби.

Незалежно від розробника всі ERP-системи мають однакову архітектуру, яка складається із трьох частин:

• Платформа ― база з мінімальним набором функцій та інструментів. Розробник може додавати надбудовані елементи за запитом користувача.
• Контроль над грошима ― у цій частині зберігається база даних, враховуються методи зберігання та обробки масивів, знаходяться інструменти для інтерпретації, ПЗ для роботи.
• Модулі ― компоненти, які підключатимуться за бажанням користувачів. Кожен з них має свій функціонал та існує незалежно від інших.

Як зрозуміти, що бізнесу потрібна ERP

Декілька ознак, які сигналізують про те, що вашій компанії потрібна ERP:

• Рутина. Ваші працівники витрачають багато часу на прості задачі, замість того, щоб виконувати свої безпосередні обов’язки.
• Несвоєчасність. Ви або ваші працівники не оперативно отримуєте інформацію та приймаєте рішення, а бухгалтерія довго готує документи.
• Необ’єктивність. Відсутні правдиві дані про залишки на складах, рух товарів та фінансів.
• Обмеженість. Не можна працювати зі звітами поза офісом, а лише з конкретного робочого комп’ютера.
• Складність. Досить ускладнений процес продажів та взаємодії з клієнтами.
• Розрізненість продуктів та програм. У компанії безліч різних за типом та функціоналом програм, які неможливо об’єднати в одну систему.
• Втрата зв’язку. Відділам компанії тяжко взаємодіяти між собою, а IT-відділу ― функціонувати.
• Відсутність контролю. За роботою працівників ніхто не слідкує належним чином.

Компанія INTERTOP, український ритейл №1 у взуттєвій сфері, довгий час використовувала систему GDR20. З розвитком компанії, ця система не могла масштабуватись, і тому виникли проблеми з її продуктивністю. Наразі INTERTOP використовує програмне забезпечення SAP ERP, запустив у ньому бухгалтерський та управлінський облік, а також модуль руху товару.

Як обрати та впровадити ERP-систему

Все більше компаній розмірковують, яку систему для автоматизації обрати: ERP, SAP, ERP, Microsoft Dynamics nav чи Галактика ERP, де взяти ресурси на її розміщення та як заощадити кошти на впровадженні.

Впровадження ERP ― непростий та довгий процес. Спочатку інтегруються важливі блоки, від яких залежить робота бізнесу, а потім поступово ― решта. Перед стартом слід звернути увагу на наступне:

• Вибір фахівця, який займатиметься впровадженням.
• Призначення системи: кожна система має свою галузеву належність, підбирайте для неї відповідний софт.
• Бюджет. ERP-система керуватиме всіма процесами у вашій компанії, то ж не економте.

Правильно обрана та налаштована ERP має забезпечити:

• Планування. Вчасна підготовка потрібних запасів матеріалів, сировини, контроль наповненості складів.
• Зручний документообіг. Швидке оформлення будь-яких документів, інтуїтивно зрозумілі параметри та просте зберігання.
• Прозорість. Фіксування всіх операції, дат їхнього проведення, обсягів тощо.
• Єдина система. Одночасна робота всіх підрозділів в одній платформі.
• Облік кадрів. Контроль кількості працівників, розрахунок заробітних плат.
• Постачальники. Зберігання бази посередників, документообігу, формування замовлень.
• Клієнти. Зберігання та оптимізація масиву даних по кожному покупцеві.
• Сервіс та ремонт. Наявність менеджера, який займеться ремонтними роботами.

Розміщення ERP-системи у хмарі

Оренда хмарної інфраструктури для розміщення ERP звільняє від витрат на покупку додаткового обладнання. Технічні ресурси можна отримати за день, і одразу почати роботу. Гнучкість хмари дозволяє збільшувати чи зменшувати кількість ресурсів за потреби.

Наприклад, фахівці хмарного оператора GigaCloud допоможуть мігрувати ERP-систему у публічну хмару. Витрати на обслуговування інфраструктури хмарний оператор також бере на себе. Вивільнені кошти ви зможете витратити на розвиток свого бізнесу та запуск нових проєктів. Також не слід перейматись питаннями захисту критично важливих даних. Їхнє збереження забезпечується за допомогою шифрування каналу передачі інформації.

Переваги розміщення ERP у хмарі:

• завжди актуальні версії програми;
• відмовостійкість та збереження баз даних компанії;
• відновлення баз даних при критичній помилці;
• доступ до програми ERP з дому та у відрядженні;
• безкоштовні консультації з роботи з ERP та технічна підтримка 24/7;
• можливість бекапування даних.

Впровадження ERP дасть можливість знизити операційні та управлінські витрати (15%), зекономити оборотні кошти (2%), зменшити дебіторську заборгованість (12%) та комерційні витрати (35%).

Оптимізувавши всі бізнес-процеси в компанії, відмовившись від рутини та безладу, ви зможете бути на крок попереду від ваших конкурентів та пропонувати кращий продукт на ринку.