Фріланс-економіка стає повсякденністю і змінює традиційний бізнес. Віддалені спеціалісти та клієнти все частіше знаходять один одного на онлайн-платформах — «людських хмарах» або «хмарах людей». І підвищують ефективність співпраці за допомогою технологій штучного інтелекту — «хмар машин».

Чим новий формат роботи може бути вигідним для вашої компанії і як почати залучати фрілансерів? Відповіді знайдемо у книзі «Людська хмара: як сучасні змінотворці використовують штучний інтелект і фріланс-економіку для трансформації роботи», відомої в оригіналі як «The Human Cloud: How Today's Changemakers Use Artificial Intelligence and the Freelance Economy to Transform Work». У ній експерти із застосування хмарних технологій у бізнесі Меттью Моттола і Меттью Котні розповідають, як продуктивно працювати з віддаленими командами.

ТОП-3 причини стати частиною фріланс-економіки

«Хмара людей», як ключовий елемент фріланс-економіки, — це онлайн-сервіси різних форматів, де віддалені співробітники та компанії можуть знаходити один одного, щоб співпрацювати дистанційно на проєктній основі. Чому «хмара людей» вигідна для компаній:

• Відкриває доступ до талантів. Ви більше не обмежені географією. Якщо у вашому місті немає крутого спеціаліста потрібного профілю, ви зможете знайти його на Upwork, Fiverr, Freelancer, Toptal, 99designs або іншій платформі.
• Пришвидшує і здешевлює залучення спеціалістів. Традиційний процес найму може тривати кілька тижнів, а пошук фрілансера на хмарній платформі — пару днів. При цьому ви залучаєте спеціаліста для конкретних завдань і платите лише за їх виконання. Тобто заощаджуйте на місці в офісі та додаткових корпоративних опціях.
• Дозволяє наймати спеціалістів із широким набором скілів. Фрілансери з хмари виконують завдання різного формату, згідно з запитами клієнтів. Тому в їхньому портфоліо, як правило, більше варіантів робіт, ніж у класичного штатника. Вам не потрібно навчати спеціаліста під ваш проєкт — просто запропонуйте співпрацю тому, хто вже має необхідний досвід.

Ще один потенційний плюс — «людська хмара» дозволяє компанії не тільки знаходити віддалених співробітників, але й удосконалювати навички штатників, що вже працюють. Завдяки фрілансу вони можуть пробувати себе у нових завданнях, а потім використовувати отриману експертизу на ваших проєктах.

Інструкція з наймання фрілансерів

Універсального рецепта, як знайти крутих фрілансерів, з якими буде легко працювати, немає. Але деякі кроки закладуть основу успіху:

Крок 1. Складіть робочий план.

Визначте ключові моменти, без яких проєкт не стартує:

• які завдання повинен виконати фрілансер
• яким має бути фінальний результат
• що фрілансер повинен зробити для досягнення мети
• в які терміни потрібно виконати роботу

Крок 2. Не витрачайте час на співбесіди.

Нехай за кандидата каже його робота — попросіть фрілансера виконати невелике тестове завдання. Якщо такого немає під рукою, запропонуйте скласти технічне завдання та за його якістю оцініть рівень фахівця.

Крок 3. Адаптуйте віддалених співробітників.

Коли ви наймаєте людей у штат, вони мають час, щоб освоїтися в команді. У фрілансерів такої опції немає, тому потрібно заздалегідь продумати кілька важливих робочих нюансів:

• Комунікації — як фрілансерам зв'язуватися особисто з вами та зі штатною командою.
• Швидкість відповіді — як швидко фрілансери повинні відповідати: протягом 30 хвилин, двох годин, доби.
• Запитання — чи можуть фрілансери ставити вам запитання за потребою чи повинні готувати перелік уточнень із конкретною періодичністю.
• Розподіл завдань — як фрілансери дізнаватимуться, яку роботу потрібно зробити і яким чином її виконувати.
• Непередбачені обставини — якщо фрілансеру терміново потрібна відповідь на запитання, а ви не можете вийти на зв'язок, що він має робити: продовжувати працювати згідно з ТЗ чи зв'язатися зі штатними співробітниками.
• Внесення змін — скільки може бути циклів «правлення/виправлення».
• Помилки — як має діяти фрілансер у разі факапів. Наприклад, він здав великий проєкт, технічно контракт закрито, але вже після цього ви знайшли помилки.

В ідеалі відповіді на ці питання повинні бути готові вже на етапі укладання договору.

Проблеми віддаленої роботи та варіанти їх вирішення

Робота з «хмарою людей» не зовсім безхмарна. Враховуйте, що співпраця з фрілансерами може нести в собі ризики для компанії:

• Штатні співробітники побоюються «хмари людей». Коли штатник розуміє, що фрілансер виконує такі ж завдання, але компанія витрачає на нього менше коштів, він мимоволі замислюється: «Де гарантія, що всю мою роботу не віддадуть на аутсорсинг?». Як результат — у такого співробітника падає мотивація.
• HR-менеджери можуть не захотіти шукати фрілансерів. Якщо менеджери ніколи не мали справу з «людською хмарою», їм важко залучати віддалених співробітників. Вони не завжди знають і хочуть розбиратися, де шукати спеціалістів та які умови їм пропонувати.
• Складно забезпечити конфіденційність. Коли над проєктом працює кілька десятків людей, частина з яких на фрілансі, можуть виникнути проблеми з безпекою даних. Наприклад, попередньому фрілансеру забули закрити доступ до інструменту, через який ви обмінюєтеся корпоративними відомостями. Або забули заблокувати папку із внутрішньою інформацією, яка має бути доступна лише штатникам.

Хороша новина в тому, що цим проблемам можна запобігти. Розробіть внутрішню програму, яка пояснюватиме основні моменти співпраці з віддаленими командами:

• Інформування штатників про залучення фрілансерів — які завдання виконуватимуть віддалені співробітники, хто їх найматиме і відстежуватиме ефективність, як штатники можуть взаємодіяти з фрілансерами.
• Аналіз і контроль — як будуть визначати потребу у фрілансерах та розраховувати бюджет на їхні послуги, за якими показниками оцінюватимуть KPI співробітників.
• Комунікації та доступ до даних — до яких файлів у фрілансерів буде доступ, як вони будуть обмінюватися робочою інформацією зі штатниками, хто блокуватиме доступ фрілансерів до проєкту після виконання їхніх завдань.

І фінальний крок, який допоможе компанії без зайвих складнощів стати частиною фріланс-економіки — використання хмарних технологій.

Хмарні технології на службі фріланс-економіки

Якщо відкинути технічні деталі, то «хмара машин» — це доступ до обчислювальних потужностей та програмних інструментів, які допомагають кожному з нас працювати ефективніше і швидше. У чому переваги «хмар машин»:

• Широкий вибір інструментів. До ваших послуг хмарні програми для комунікацій та бухгалтерського обліку, конструктори сайтів, додатки для розробки програмного забезпечення та багато іншого.
• Гнучкість роботи команди. Традиційно встановленням програм і налаштуваннями безпеки в компанії займається IT-відділ. Але з появою моделі хмарних сервісів PaaS («платформа як послуга») і SaaS («програмне забезпечення як послуга») команди отримали можливість використовувати ресурси самостійно, без обов'язкової участі IT-фахівців.
• Доступність застосування. Багато корпоративних хмарних інструментів мають безкоштовні пробні версії. Ви можете тестувати послуги, а потім вибрати найкращі варіанти для своєї команди.

Починати використовувати «хмару машин» можна з автоматизації завдань, які мають чіткі рамки та зрозумілі умови виконання. Наприклад:

• Зустрічі. Якщо у вас у команді кілька фрілансерів, що живуть у різних часових поясах, жонглювати розкладом непросто. Довірте це спеціальним інструментам. Наприклад, Calendly та Doodle будуть використовувати доступ до вашого календаря, а потім надсилати посилання на вільні «вікна» колегам, щоб вони могли вибрати зручний для себе час.
• Комунікації. Переведіть оперативний зв'язок команди на Microsoft Teams, Slack або Trello. І використовуйте Microsoft Outlook або Apple Mail для обробки пошти.
• Внутрішні дослідження. Бажаєте дізнатися про думку віддалених колег про новий робочий проєкт? Для простих опитувань підійде базовий функціонал Microsoft SharePoint, а для складніших досліджень думки команди — SurveyMonkey, Zoho і Mailchimp.
• Інтеграція застосунків. Коли ви використовуєте в роботі кілька застосунків, зручно об'єднати процеси в них. Тут ринок пропонує інструменти Zapier і IFTTT. Вони допомагають застосункам взаємодіяти між собою. Наприклад, ви можете налаштовувати роботу за схемою «Якщо сталося X в одному застосунку, потрібно зробити Y в іншому».

Хмарні технології допоможуть збільшити охоплення ваших завдань, підвищити продуктивність команди та вийти на новий рівень співпраці з фрілансерами без великих витрат ресурсів.