Для кожної компанії в певний момент постає задача оптимізувати витрати. Очевидне рішення, яке приймає більшість керівників — урізання бюджету окремих відділів. Але в довготривалій перспективі потрібно думати про щось стратегічно складніше й ефективніше — скажімо, зміна фінансової моделі та поступове зміщення акценту витрат з CapEx на OpEx. Яскравим прикладом цього процесу є перехід у хмарне середовище. Розповідаємо, які економічні переваги переходу компанії у хмару та як правильно оптимізувати ІТ-бюджет.

Що таке CapEx та OpEx

Для розуміння, чому хмара може бути вигіднішою для вашої компанії, аніж власні сервери, розпочнемо з основ фінансового менеджменту. Витрати підприємств традиційно поділяються на CapEx та OpEx.

CapEx (Capital Expenditure, буквальний переклад з англ. — «капітальні витрати») — це кошти, витрачені на “фундамент” підприємства; усі ті необоротні активи, які закладаються для використання на майбутнє. Простими словами, це витрати на речі, які будуть використовуватися компанією після закінчення того звітного періоду, у якому вони були придбані.

Прикладом капітальних витрат є всі ті покупки, з яких починається бізнес: придбаний офіс з меблями й технікою в ньому, земельна ділянка, авто, обладнання для виробництва, ІТ-інфраструктура, патенти тощо. Також у це поняття входять послуги з ремонту та удосконалення наявних потужностей компанії. Тобто, все те, що використовується довше, ніж 1 календарний рік.

OpEx (Operational Expenditure, буквальний переклад з англ. — «операційні витрати») — це все те, що сплачується на обмежений період, як правило, до року. Це ті продукти, на які ви оформлюєте підписку або за які регулярно поновлюєте плату під час певного періоду (місяць, квартал або 1 рік максимум) — наприклад, оренда приміщень, зарплата співробітникам, сировина для виробництва, вебхостинг, запуск рекламної кампанії тощо.

Устаткування фабрик зі збірки машин — це CapEx, а ось залізо, з якого роблять ці машини — вже OpEx

Хмарні сервіси — це теж операційні витрати, адже користувач сплачує лише за певний період користування та розміщує всю інформацію не на своїх фізичних серверах, а на зовнішніх.

Що краще: OpEx vs CapEx

Кожна компанія обирає власну модель витрат, яка б підходила до її цілей та задач. Але якщо тільки ви не енергетичний магнат, власник агробізнесу чи мережі магазинів з впізнаваним лого на пакеті, вам, скоріше за все, немає сенсу збільшувати капітальні видатки, адже вони з меншою ймовірністю окупляться.

У довгостроковій перспективі капітал компанії може надавати певні переваги: зареєстровані торгові марки й патенти позитивно вплинуть на репутацію бізнесу як експертного і такого, що дбає про розвиток галузі, а власні виробничі потужності стабілізують витрати та можуть стати привабливими для деяких інвесторів. Однак варто розуміти, що ціна досить висока, а ризиків — значно більше, ніж переваг.

Зменшення CapEx та перехід на OpEx зазвичай у пріоритеті компаній, які не належать до промислового сектору та хочуть швидко й ефективно зростати. На це є низка причин:

1. Більше часу на робочі процеси. Орендуючи обладнання чи замовляючи на аутсорсі окремі послуги, ви переносите частину відповідальності та ризиків на постачальника, з яким співпрацюєте. Таким чином, ви звільняєте свій час для більш пріоритетних задач. Наприклад, команда техпідтримки у вашій компанії дбає радше про те, як оптимізувати роботу сайту, а не слідкувати за сервером 24/7.

2. Легше підшукати ідеальний варіант. Операційні витрати — гнучкі, адже можна в будь-який момент відмовитися від підписки, змінити кількість працівників, перейти до іншого провайдера послуг тощо. Це простір для експериментів і тестувань, коли в користувача є більше часу на те, щоб зробити вибір. До того ж так легше масштабуватися.

3. Користувач платить лише за те, чим користується. Придбавши як CapEx ліцензійне програмне забезпечення, власний сервер чи устаткування, користувач може не повною мірою використовувати всі ці потужності. Не розрахувавши відразу, скільки саме потрібно ресурсів для виконання певної задачі, бізнес може провести непотрібні витрати. Тому послуги OpEx більш вигідні — платити потрібно лише за те, що справді використовуєш. А різноманіття тарифних планів та акційних пропозицій дозволяє максимально зекономити.

4. Менше часу на затвердження витрат. Неочевидною перевагою OpEx може стати зменшення періоду для затвердження виділення коштів. Особливо це стосується державного сектору, де проблематично “вибивати” бюджет на капітальні видатки. Оскільки короткострокові витрати не такі ризикові, від них в будь-який момент можна швидко відмовитися й вони зазвичай менші за обсягом. Тому керівництво та наглядові ради зазвичай швидше на них погоджуються. Таким чином, задачі вирішуються значно швидше, і немає довготривалого очікування, наприклад, на докупівлю і встановлення нового обладнання — користувач купує підписку і відразу починає роботу з новим сервісом.

5. Мінімізація CapEx збільшує прибуток. Чим більше капітальних витрат — тим більша вартість активів, які в бухгалтерському обліку амортизуються протягом багатьох років. Тобто йде систематичний розподіл вартості цих необоротних активів протягом всього терміну їх експлуатації. Наприклад, придбане як капітальна витрата обладнання поступово зношуватиметься, а його вартість досі переноситиметься до складу витрат, що зменшують прибуток.

Як на фінансовий менеджмент впливає хмара

Власні сервери підприємства входять до CapEx — компанія купує їх надовго, адже термін експлуатації в середньому становить 5 років. Така покупка зумовлює додаткові витрати: необхідно заздалегідь інвестувати кошти в саму інсталяцію сервера, додатковий простір для нього в офісі, покупку спеціального ліцензованого програмного забезпечення, техпідтримку, електроенергію, джерела безперебійного живлення тощо. Як альтернатива до такого складного процесу встановлення й налаштування роботи з сервером є хмарні послуги як OpEx витрати.

Розглянемо, чим витрати у хмарі відрізняються від покупки власного сервера на прикладі ТСО, тобто сукупної вартості володіння:

• Обладнання і його утримання

У середньому сервери можуть коштувати від $400 до понад $10 тисяч. Додатково, як правило, треба буде докупити серверний жорсткий диск та виділити окремий простір, де сервер би стояв безпечно, без ризику, що його розтрощать чи на нього ненароком переллють каву.

З власними серверами компанії зростає й “операційка”. Сервер має безперебійно працювати 24/7, постійно споживаючи електроенергію; до того ж для адекватної роботи сервера необхідно дотримуватися відповідного температурного режиму — все це трансформується у додаткові витрати на комунальні послуги.

• Програмне забезпечення

Як правило, хмарні провайдери надають великий вибір програмного забезпечення, ліцензія на використання якого часто відразу включена у вартість послуг. Більшість провайдерів можуть за запитом підібрати зручні для користувача ліцензійні умови, тож бізнесу не доведеться переплачувати за функції програм, які вони не використовують. До того ж це ПЗ можна придбати не як CapEx, а за підпискою, відносячи цю витрату до OpEx.

Хмарне програмне забезпечення самостійно регулярно оновлюється, дистанційно доступне багатьом працівникам та значно спрощує робочий процес, адже не доводиться нічого окремо налаштовувати — компанія просто підключається в хмару і спокійно працює, не думаючи про те, що спливає термін дії ліцензії чи потрібно щось переналаштувати. Це задача провайдера — зробити роботу з ПЗ максимально комфортним.

• Безпека даних

Власний сервер — це завжди високий ризик, адже потрібно відстежувати можливі збої в його роботі та кібератаки від зловмисників і конкурентів. Провайдер хмарних послуг може втілювати цю задачу ефективніше.

По-перше, експерти з роботи у хмарі мають більше досвіду у роботі з кіберзагрозами, адже в них відразу декілька клієнтів, а отже і більша вибірка для дослідження різноманітних атак. По-друге, провайдери хмарних послуг максимально дбають про безпеку, встановлюючи найсучасніші програми з виявлення загроз та відповідаючи необхідним сертифікаційним вимогам.

Самостійно придбане безпекове програмне рішення, дотримання всіх вимог з протидії загрозам, залучення експертів і набуття ними відповідного рівня досвіду для роботи з кіберризиками — це все окремі напрямки, кожен з яких окремо коштуватиме бізнесу, який вирішив утримувати власний сервер. Коли ця вартість відразу включена в послуги хмарного провайдера, виходить значно дешевше і простіше.

• Команда

У разі використання хмарних послуг компанії достатньо виділити частину робочого часу одного менеджера та одного технічного спеціаліста, які б взаємодіяли з фахівцями хмари. Власний же сервер вимагає on-site фахівців, які окремо займаються ним, слідкують 24/7 та працюють понаднормово у випадку збоїв. А це додатковий OpEx на зарплату працівників, сплату податків за них, виділення робочого місця тощо.

З переходом на хмарні технології бізнесу варто поспішити — і не лише тому, що таким чином вже можна почати економити кошти. За даними Gartner упродовж 2023 року 40% організацій впровадять модель Anywhere Operations (з англ. «Операції де завгодно»), яка дозволяє працівникам взаємодіяти між собою та з клієнтами компанії «де завгодно». Це означає, що набуття CapEx вже матиме менше значення, а ось оптимальне хмарне рішення стане ключовим для того, щоб бути в тренді.

Щоб підрахувати вигоду від впровадження хмари саме для вашої компанії, надсилайте свій запит на sales@gigacloud.ua.