Сегодня практически все бизнес-документы можно подписывать электронной подписью, хранить в электронном виде и отправлять контрагентам в таком же формате. Электронные документы имеют полную юридическую силу, только их не нужно распечатывать, нести на почту или передавать курьером. Поэтому стоимость их оформления — пара гривен в буквальном смысле.

Компания Deals, часть группы компаний Intecracy Group, разработала простой и понятный продукт, который позволяет наладить электронный документооборот на предприятии. Продукты Deals используют в Киевстаре, Юридической Газете и на Укрзализныце. Александр Вернигора, СЕО компании Deals рассказал, как внешний электронный документооборот помогает бизнесу экономить время и деньги.

А еще вы узнаете:

• сколько денег в год тратит компания на обработку бумажных документов;
• какие документы можно переводить в электронный вид, а какие — нет;
• что такое ЭЦП и как ее использовать;
• почему Deals разработали для Киевстара персональный документооборот «Star.Docs».

В 2003 году был принят Закон «Об электронных документах и электронном документообороте», и уже 16 лет мы могли бы жить в цифре и в качественном взаимодействии по документах, что пошло не так?
В 2003 году был запущен Закон «Об электронных документах и электронном документообороте» и Закон «Об электронной цифровой подписи» на смену которому пришел Закон «Об электронных доверительных услугах». Несмотря на то, что была вроде бы достаточная нормативно-правовая база, чтобы перевести официальные документы в электронный вид, но в тоже время не было достаточных технологий. По факту мы были еще не готовы их использовать. Закон приняли, а государство и предприятия не знали как внедрять именно внешний документооборот. К слову, внутренний документооборот уже давно работает в государственном секторе. Коммерческий сектор только сейчас начал обращать внимание на эти технологии. За последние 3 года в законодательстве прошло много хороших изменений: отменили обязательное использование мокрых традиционных печатей. Печать не нужно ставить — это хорошо. Появился термин электронные доказательства. Это значит, что использование электронного документооборота полностью урегулировано со стороны законодательства. Это позволяет экономить деньги, экономить время и ускорять свои операционные процессы.

Когда вы определились, что нужно заняться разработкой продукта лично для себя, а потом и для рынка?
Почему мы начали делать этот продукт? Потому что поступали уже такие запросы от рынка. Они были минимальные, но были. Мы понимали, что такое внутренний документооборот, и начали разрабатывать систему внешнего электронного документооборота. Мы увидели для себя большую пользу от внедрения этого продукта. Его использование однозначно ускорило процессы взаимодействия, мы быстрее подписываем договор и если оказываем компании какую-то услугу, то быстрее получаем деньги. Счета уходят электронным образом, и подтверждают их также. Не нужны никакие пересылки договоров, счетов, актов, все происходит в одной системе. Пользователь должен работать с нами в одной системе. Пока что нет платформы, которая бы давала возможность обмениваться между системами, но рынок к этому идет. Мы начали экономить в 10 раз. Сейчас нам не нужна ни курьерская служба, ни расходный материал. Только компьютер, электронная подпись и приложение. Все просто.

Какие документы нельзя подписывать в электронном виде?
Сейчас по законодательству нельзя подписывать документы, которые требуют нотариального удостоверения и кадровые документы. Но это пока. А все остальные документы можно смело переводить в электронный вид, подписывать их электронной подписью и по сути не переводить в бумажный аналог.

Расскажи, как работает система Deals.
Система очень простая в использовании, чтобы разобраться и начать в ней работать уходит очень мало времени. Пользователь взаимодействует с системой через web-интерфейс. Она содержит административную панель, которая дает администратору (в каждой компании есть администратор тех или иных процессов) организовать уходы. Задача системы — подписывать согласованные документы. Подписать их можно тремя способами: электронно-цифровой подписью (ЭЦП), квалифицированной электронной подписью (КЭП) или с помощью технологии Mobile ID. На телефоне пользователя должна быть sim-карта, на которой находится электронная подпись. Для того, чтобы подписать документ нужно просто ввести номер телефона. После этого приходит push-уведомление о том, что пользователь на каком-то ресурсе пытается подписать документ. Он принимает это уведомление, вводит персональный закрытый код и подписывает документ. Такой документ содержит следующие реквизиты: время, код ЕГРПОУ компании, кто подписал, когда подписал, должностное лицо. И все это — в телефоне. В разделе «Мои задачи» находятся все документы, которые требуют утверждения. Их все можно подписать в один клик. В разделе «Мои задачи» лежат документы, которые приняты в работу. Там они могут ранжироваться по фильтрам, папкам, по названию. Это очень удобно, когда нужно найти необходимый документ быстро.

Часто наши клиенты задают вопрос: «А если ко мне придут и будут изымать документы?». Я всегда отвечаю: «Быстрее вынесут вам в офисе дверь, чем смогут получить доступ к электронным документам в защищенном облаке, которое имеет комплекс средств защиты информации и еще этот документ дополнительно шифруется».

Кроме этого специалисты компании Deals разработали для Киевстар персональный документооборот. Сейчас он «живет в облаке GigaCloud». Об этом смотрите здесь.