На первый взгляд работа благотворительного фонда «Таблеточки» простая и понятная. Но чтобы помогать спасать жизнь, важно тщательно систематизировать ряд процессов. В этом помогли SAP Business One и облако GigaCloud.

Благотворительный фонд «Таблеточки» с 2011 года помогает украинским семьям побеждать рак, а врачам — спасать жизнь онкобольных детей. За это время фонд собрал для лечения 650 миллионов гривен и предоставил адресную помощь 6500 детям. Под опекой фонда ежемесячно находится около 500 детей и 12 больниц, где лечатся онкобольные дети. Сегодня он охватывает 70% детской онкологии в Украине.

Больничные клоунесы Бу и Люся в отделении онкологии НДСЛ «Охматдет», июнь 2022

Задача

Деятельность БФ «Таблеточки» делится на две составляющие: сотрудничество с благотворителями (донорами) и подопечными — онкобольные дети и их семьи, больницы и врачи, а также система здравоохранения и государственные органы. «Таблеточки» решают вопросы, которые пока не может закрыть государство.

Работа фонда состоит из множества параллельных этапов. Начиная с получения обращения от семьи на покупку препарата, поиск доноров на его закупку и заканчивая доставкой с соблюдением холодового режима и условий лицензирования. Такой простой, на первый взгляд, процесс, на самом деле, очень сложная паутина, требующая четкой систематизации. Для этого сотрудники фонда использовали программу для біхгалтерского учета.

«Таблеточки» — неприбыльная организация. Ресурсы, которые она может тратить на свое содержание, ограничены украинским законодательством. Потому долгое время фонд размещал программу для бухучета на локальном компьютере. Причин для использования этого программного обеспечения было несколько. Во-первых, в то время это была едва ли не единственная программа, адаптированная для украинских неприбыльных организаций. Во-вторых, она имела доступную цену. Однако локальное размещение вызывало проблемы, среди которых невозможность своевременного обновления, одновременной работы нескольких сотрудников в программе, риск потери данных из-за вирусов и человеческого фактора.

«Мы работаем с государственными и коммунальными больницами. Это наши основные получатели благотворительной помощи, — говорит Вячеслав Быков, исполнительный директор БФ “Таблеточки”. — Если наша учетная программа не будет работать, мы не сможем сформировать соответствующие документы на препараты или оборудование. Даже если мы доставим их в больницы, без документов их использование невозможно. Также в случае сбоя программы мы не сможем зафиксировать обращение к нам. Это означает, что ребенок может не получить лекарства вовремя».

В 2019 году GigaCloud стал инфраструктурным партнером фонда «Таблеточки» и бесплатно разместил программу для бухучета в своем облаке. Таким образом, организация смогла передать обслуживание IT-инфраструктуры на аутсорс облачному оператору, поскольку не имеет собственных технических специалистов в штате. А также достичь отказоустойчивости и постоянной доступности программы. Однако уже через два года в фонде решили полностью перестроить бизнес-процессы и сменить 1С на другое программное обеспечение. Полномасштабное вторжение окончательно поставило табу на использование российского ПО.

Фото с презентации достижений 10-летия фонда в 2021 году

Решение

Новую систему управления бизнес-процессами искали, опираясь на опыт зарубежных коллег.

«Мы сузили свои поиски к двум ERP-системам: SAP Business One и решению на базе Microsoft Dynamics, — говорит Вячеслав Быков, исполнительный директор БФ “Таблеточки”. — В результате выбрали SAP Business One из-за более доступной цены, наличия интеграторов в Украине и адаптации для малого бизнеса. Это, конечно, более дорогая программа, чем наша программа для бухучета, однако благодаря донорскому финансированию на внедрение и скидке, которую нам предоставила компания SAP, мы смогли ее себе позволить».

Внедрением SAP для благотворительного фонда занимается партнер GigaCloud — консалтинговая компания best-run Consulting.

У SAP Business One есть определенные требования к инфраструктуре для размещения. Во-первых, доступность. Она должна быть доступна 24/7. Во-вторых, задержка. Показатель более 30 миллисекунд критичен для работы SAP. GigaCloud предоставил публичное облако на базе платформы VMware, полностью удовлетворившей эти требования.

Сейчас система полностью развернута в облаке и продолжаются ее настройки под потребности заказчика. Переход в постоянный режим планируется в следующем году. Технические специалисты GigaCloud помогали на всех этапах внедрения софта.

«Фонд “Таблеточки” с самого начала основания ставил цель предоставлять современные технологии детям, — говорит Вячеслав Быков, исполнительный директор фонда. — Мы хотим, чтобы дети получали современное лечение именно в Украине. Почему они должны ехать на лечение в Европу? Почему мы должны закупать лекарства в Европе? То же самое и с IT-инфраструктурой. Мы живем здесь, поэтому должны инвестировать и развивать украинское».

Команда благотворительного фонда «Таблеточки»

Результат

Вячеслав Быков, исполнительный директор БФ «Таблеточки», выделяет несколько основных преимуществ использования публичного облака GigaCloud:

• Облако от инфраструктурного партнера для размещения SAP освободило от дополнительных затрат.
• Гибкость облака позволяет увеличивать или уменьшать количество ресурсов при необходимости.
• Сотрудники могут работать с программой из любого места, в любое время, а на ее доступность не влияют отключение электроэнергии и другие форс-мажоры.
• Возможность делать бекапы данных на разных уровнях.
• Отказоустойчивость и хранение баз данных фонда.
• Возможность передать все риски, связанные с IT-инфраструктурой, на облачного оператора и заниматься своим делом.
• Возможность получить своевременную круглосуточную техподдержку от специалистов GigaCloud.

«Мы всегда говорим, что наша основная работа — это помощь детям и их семьям. И при этом нам самим эта помощь часто очень нужна. Мы рады, что нашли такого инфраструктурного партнера, как GigaCloud. Ведь его специалисты делятся с нами самым ценным — своими знаниями и опытом, которых нет у нас, и помогают фонду трансформироваться», — резюмирует Вячеслав Быков, исполнительный директор БФ «Таблеточки».

Помочь детям может каждый желающий из любой точки мира. Реквизиты для благотворительных взносов размещены на официальном сайте благотворительного фонда «Таблеточки».