Ходят легенды, что внедрение ERP-системы на предприятии может занимать от 9 месяцев до 3 лет. И это правда. Запуск ERP требует аудита и исправления неправильно построенных бизнес-процессов. Специалисты уверены, что автоматизируя беспорядок, в результате можно получить только автоматический беспорядок. Чтобы понять, нужна ли ERP-система вашей компании, стоит разобраться, что это и как ею пользоваться.

Что такое ERP-система

ERP-система (Enterprise Resource Planning) ― это система управления ресурсами предприятия: финансами, активами, аналитикой, мониторингом, процессом производства, работниками, взаимодействиями с партнерами и ведением подробной истории операций с клиентами.

Первая система управления ресурсами появились в 1960-х годах и называлась MRP. Ее использовали для планирования и распределения материалов и сырья. Она была дорогой, негибкой и громоздкой, а для ее работы нужно было привлекать большое количество работников. В 1983 году изобрели MRP II, которая стала модульной и включала уже больше основных производственных процессов: планирование, закупка, управление договорами и спецификация. А в 1990 году разработали ERP, в которой позже выделили CRM (система для взаимодействия с клиентами) для внешних взаимодействий и PLM (система для управления бизнес-процессами производственных предприятий) для внутренних циклов.

Классификация и составляющие ERP

ERP-системы классифицируют по 4 группам:

По назначению

• отраслевые ― предназначены для конкретной отрасли;
• общие ― подходят всем, в том числе и для сегмента B2B.

По типу организации

• частные ― системы полностью изолированы на аппаратном уровне и могут меняться под конкретные задачи;
• публичные ― облачные сервисы, доступ к которым открыт ограниченному кругу пользователей. Все данные хранятся на облачной платформе, надежно защищены и доступны с любого устройства в любом месте;
• гибридные ― объединяют возможности частных и публичных систем;
• десктопные ― системы, предназначенные для установки на любое устройство: ноутбук, планшет, телефон, для их работы не требуется интернет;
• браузерные ― осуществить вход в системы можно через личный кабинет сотрудника.

По типу архитектуры

• единые ― готовые неделимые решения, компоненты которых связаны между собой;
• модульные ― позволяют оптимизировать различные аспекты работы компании.

По типу лицензии

• проприетарные ― готовые решения с набором типовых модулей;
• с открытым кодом ― бесплатные системы, которые можно неоднократно дорабатывать под собственные нужды.

Независимо от разработчика все ERP-системы имеют одинаковую архитектуру, которая состоит из трех частей:

• Платформа ― база с минимальным набором функций и инструментов. Разработчик может добавлять надстроенные элементы по запросу пользователя.
• Контроль за деньгами ― в этой части хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, находятся инструменты для интерпретации, ПО для работы.
• Модули ― компоненты, которые будут подключаться по желанию пользователей. Каждый из них имеет свой функционал и существует независимо от других.

Как понять, что бизнесу нужна ERP

Несколько признаков, которые сигнализируют о том, что вашей компании нужна ERP:

• Рутина. Ваши работники тратят много времени на простые задачи, вместо того, чтобы выполнять свои непосредственные обязанности.
• Несвоевременность. Вы или ваши работники не оперативно получаете информацию и принимаете решения, а бухгалтерия долго готовит документы.
• Необъективность. Отсутствуют правдивые данные об остатках на складах, движения товаров и финансов.
• Ограниченность. Нельзя работать с отчетами вне офиса, а только за конкретным рабочим компьютером.
• Сложность. Достаточно затруднен процесс продаж и взаимодействия с клиентами.
• Разрозненность. В компании множество различных по типу и функционалу программ, которые невозможно объединить в одну систему.
• Потеря связи. Отделам компании тяжело взаимодействовать между собой, а IT-отделу ― функционировать.
• Отсутствие контроля. За работой сотрудников никто не следит должным образом.

Компания INTERTOP, украинский ритейл №1 в обувной сфере, долгое время использовала систему GDR20. С развитием компании, эта система не могла масштабироваться, и поэтому возникли проблемы с ее производительностью. Сейчас INTERTOP использует программное обеспечение SAP ERP, запустил в нем бухгалтерский и управленческий учет, а также модуль товародвижения.

Как выбрать и внедрить ERP-систему

Все больше компаний размышляют, какую систему для автоматизации выбрать ERP, SAP, ERP, Microsoft Dynamics nav или Галактика ERP, где взять ресурсы на ее размещение и как сэкономить средства на внедрении.

Внедрение ERP ― непростой и долгий процесс. Сначала интегрируются важные блоки, от которых зависит работа бизнеса, а затем постепенно ― остальные. Перед стартом следует обратить внимание на следующее:

• Выбор специалиста, который будет заниматься внедрением.
• Назначение системы: каждая система имеет свою отраслевую принадлежность, подбирайте для нее соответствующий софт.
• Бюджет. ERP-система будет руководить всеми процессами в вашей компании, поэтому не экономьте.

Правильно выбранная и настроенная ERP должна обеспечить:

• Планирование. Своевременная подготовка нужных запасов материалов, сырья, контроль наполненности складов.
• Удобный документооборот. Быстрое оформление любых документов, интуитивно понятные параметры и простое хранение.
• Прозрачность. Фиксирования всех операции, дат их проведения, объемов и тому подобное.
• Единая система. Одновременная работа всех подразделений в одной платформе.
• Учет кадров. Контроль количества работников, расчет заработных плат.
• Поставщики. Хранение базы посредников, документооборота, формирование заказов.
• Клиенты. Хранение и оптимизация массива данных по каждому покупателю.
• Сервис и ремонт. Наличие менеджера, который займется ремонтными работами.

Размещение ERP-системы в облаке

Аренда облачной инфраструктуры для размещения ERP освобождает от расходов на приобретение дополнительного оборудования. Технические ресурсы можно получить за день и сразу начать работу. Гибкость облака позволяет увеличивать или уменьшать количество ресурсов при необходимости.

К примеру, специалисты облачного оператора GigaCloud помогут мигрировать ERP-систему в публичное облако. Расходы на обслуживание инфраструктуры облачный оператор тоже берет на себя. Высвободившиеся средства вы можете потратить на развитие своего бизнеса и запуск новых проектов. Сохранность данных обеспечивается посредством шифрования канала передачи информации.

Преимущества размещения ERP в облаке:

• всегда актуальные версии программы;
• отказоустойчивость и хранение баз данных компании;
• восстановление баз данных при критической ошибке;
• доступ к программе ERP из дома и в командировке;
• бесплатные консультации по работе с ERP и техническая поддержка 24/7;
• возможность бекапирования данных.

Внедрение ERP позволит снизить операционные и управленческие расходы (15%), сэкономить оборотные средства (2%), уменьшить дебиторскую задолженность (12%) и коммерческие расходы (35%).

Оптимизировав все бизнес-процессы в компании, отказавшись от рутины и беспорядка, вы сможете быть на шаг впереди ваших конкурентов и предлагать лучший продукт на рынке.