Так ли страшна ERP-система, как о ней говорят?

Обучение

Автор: GigaCloud

08.10.2020

Ходят легенды, что внедрение ERP-системы на предприятии может занимать от 9 месяцев до 3 лет. И это правда. Запуск ERP требует аудита и исправления неправильно построенных бизнес-процессов. Специалисты уверены, что автоматизируя беспорядок, в результате можно получить только автоматический беспорядок. Чтобы понять, нужна ли ERP-система вашей компании, стоит разобраться, что это и как ею пользоваться.

Что такое ERP-система

ERP-система (Enterprise Resource Planning) ― это система управления ресурсами предприятия: финансами, активами, аналитикой, мониторингом, процессом производства, работниками, взаимодействиями с партнерами и ведением подробной истории операций с клиентами.

Первая система управления ресурсами появились в 1960-х годах и называлась MRP. Ее использовали для планирования и распределения материалов и сырья. Она была дорогой, негибкой и громоздкой, а для ее работы нужно было привлекать большое количество работников. В 1983 году изобрели MRP II, которая стала модульной и включала уже больше основных производственных процессов: планирование, закупка, управление договорами и спецификация. А в 1990 году разработали ERP, в которой позже выделили CRM (система для взаимодействия с клиентами) для внешних взаимодействий и PLM (система для управления бизнес-процессами производственных предприятий) для внутренних циклов.

Классификация и составляющие ERP

ERP-системы классифицируют по 4 группам:

По назначению

  • отраслевые ― предназначены для конкретной отрасли;
  • общие ― подходят всем, в том числе и для сегмента B2B.

По типу организации

  • частные ― системы полностью изолированы на аппаратном уровне и могут меняться под конкретные задачи;
  • публичные ― облачные сервисы, доступ к которым открыт ограниченному кругу пользователей. Все данные хранятся на облачной платформе, надежно защищены и доступны с любого устройства в любом месте;
  • гибридные ― объединяют возможности частных и публичных систем;
  • десктопные ― системы, предназначенные для установки на любое устройство: ноутбук, планшет, телефон, для их работы не требуется интернет;
  • браузерные ― осуществить вход в системы можно через личный кабинет сотрудника.

По типу архитектуры

  • единые ― готовые неделимые решения, компоненты которых связаны между собой;
  • модульные ― позволяют оптимизировать различные аспекты работы компании.

По типу лицензии

  • проприетарные ― готовые решения с набором типовых модулей;
  • с открытым кодом ― бесплатные системы, которые можно неоднократно дорабатывать под собственные нужды.

Независимо от разработчика все ERP-системы имеют одинаковую архитектуру, которая состоит из трех частей:

  • Платформа ― база с минимальным набором функций и инструментов. Разработчик может добавлять надстроенные элементы по запросу пользователя.
  • Контроль за деньгами ― в этой части хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, находятся инструменты для интерпретации, ПО для работы.
  • Модули ― компоненты, которые будут подключаться по желанию пользователей. Каждый из них имеет свой функционал и существует независимо от других.

Разница между ERP и CRM

ERP и CRM ― две стороны одного предприятия. Отличие в том, что CRM-система направлена наружу, на работу с клиентами, а ERP ― внутрь, на работу самого предприятия. Поэтому сравнивать их напрямую нельзя.

CRM не имеет отношения к складу или производству, она сохраняет и систематизирует данные о клиентах, их запросы и сделки. Вся информация собрана в одном месте в удобных карточках, где можно отслеживать всю историю взаимоотношений с конкретным клиентом. Также система помогает менеджеру: напоминает позвонить или написать клиенту, выставляет счета, ставит задачи, назначает исполнителей и контролирует процесс их выполнения. Назначение CRM ― построить диалог с клиентом так, чтобы продавать ему чаще, больше и быстрее.

ERP-система сохраняет, обрабатывает и поддерживает единую базу данных предприятия, упрощает и синхронизирует работу всех его подразделений: производство, склад, логистику, бухгалтерию, закупки, продажи, отдел маркетинга, рекламы и тому подобное. ERP создает единое информационное пространство для всех сотрудников. Данные вносятся в систему один раз и становятся доступны для всех. Цель ERP ― контролировать ресурсы компании и объединить ее отдельные части в одно целое.

Если у вас стоматологическая клиника или салон красоты, то вам хватит CRM-ки, а если вы управляете большим предприятием, уровня enterprise, которое производит продукцию, то внедрение ERP ― просто must have.

Как понять, что бизнесу нужна ERP

Чтобы оставаться конкурентоспособным бизнес должен быстро принимать решения, реагировать на изменение спроса и конкуренции. Для этого ему нужно разработать и внедрить информационные системы, которые помогут максимально оптимизировать бизнес-процессы. Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что вашей компании нужна ERP:

  • Рутина. Ваши работники тратят много времени на простые задачи, вместо того, чтобы выполнять свои непосредственные обязанности.
  • Несвоевременность. Вы или ваши работники не оперативно получаете информацию и принимаете решения, а бухгалтерия долго готовит документы.
  • Необъективность. Отсутствуют правдивые данные об остатках на складах, движения товаров и финансов.
  • Ограниченность. Нельзя работать с отчетами вне офиса, а только за конкретным рабочим компьютером.
  • Сложность. Достаточно затруднен процесс продаж и взаимодействия с клиентами.
  • Разрозненность. В компании множество различных по типу и функционалу программ, которые невозможно объединить в одну систему.
  • Потеря связи. Отделам компании тяжело взаимодействовать между собой, а IT-отделу ― функционировать.
  • Отсутствие контроля. За работой сотрудников никто не следит должным образом.

Компания INTERTOP, украинский ритейл №1 в обувной сфере, долгое время использовала систему GDR20. С развитием компании, эта система не могла масштабироваться, и поэтому возникли проблемы с ее производительностью. Сейчас INTERTOP использует программное обеспечение SAP ERP, запустил в нем бухгалтерский и управленческий учет, а также модуль товародвижения.

Как выбрать и внедрить ERP-систему

Важнейшие параметры бизнес-процесса ― это скорость, удобство, безопасность и цена. Все больше компаний размышляют, какую систему для автоматизации выбрать 1С ERP, SAP, BAS ERP, Microsoft Dynamics nav или Галактика ERP, где взять ресурсы на ее размещение и как сэкономить средства на внедрении. Именно поэтому бизнес все чаще размещает ERP-системы в облаке.

Аренда облачной инфраструктуры для размещения ERP позволяет получить ресурсы за 1 день, быстро приступить к переносу данных, настройке системы и бизнес-процессов. Благодаря гибкости облака, вы сможете мгновенно увеличивать или уменьшать количество этих ресурсов. Расходы на обслуживание инфраструктуры облачный оператор берет на себя. Освободившиеся средства вы сможете потратить на развитие своего бизнеса и запуск новых проектов. Также не следует переживать о защите критически важных данных. Их хранение обеспечивается с помощью шифрования канала передачи информации.

Внедрение ERP ― непростой и долгий процесс. Сначала интегрируются важные блоки, от которых зависит работа бизнеса, а затем постепенно ― остальные. Перед стартом следует обратить внимание на следующее:

  • Выбор специалиста, который будет заниматься внедрением.
  • Назначение системы: каждая система имеет свою отраслевую принадлежность, подбирайте для нее соответствующий софт.
  • Бюджет. ERP-система будет руководить всеми процессами в вашей компании, поэтому не экономьте.

Правильно выбранная и настроенная ERP должна обеспечить:

  • Планирование. Своевременная подготовка нужных запасов материалов, сырья, контроль наполненности складов.
  • Удобный документооборот. Быстрое оформление любых документов, интуитивно понятные параметры и простое хранение.
  • Прозрачность. Фиксирования всех операции, дат их проведения, объемов и тому подобное.
  • Единая система. Одновременная работа всех подразделений в одной платформе.
  • Учет кадров. Контроль количества работников, расчет заработных плат.
  • Поставщики. Хранение базы посредников, документооборота, формирование заказов.
  • Клиенты. Хранение и оптимизация массива данных по каждому покупателю.
  • Сервис и ремонт. Наличие менеджера, который займется ремонтными работами.

Преимущества использования ERP для бизнеса

Если вы еще сомневаетесь, нужна ли ERP system вашему бизнесу, то вот вам несколько заключительных аккордов:

  • Доступность и систематизированность. Данные, которые вы внесли в систему один раз, останутся там навсегда. А если ERP размещена в облаке, то работать с ними вы сможете в любом месте и с любого устройства.
  • Контроль. Вы будете знать, чем занимаются ваши работники, видеть реальные цифры и выявлять ошибки в их работе в реальном времени.
  • Удобство. Все отдельные части вашего предприятия станут единым организмом и заработают слаженно и четко.

Внедрение ERP позволит снизить операционные и управленческие расходы (15%), сэкономить оборотные средства (2%), уменьшить дебиторскую задолженность (12%) и коммерческие расходы (35%).

Оптимизировав все бизнес-процессы в компании, отказавшись от рутины и беспорядка, вы сможете быть на шаг впереди ваших конкурентов и предлагать лучший продукт на рынке.

subscribe

Подписаться на новости

Оставьте свой Email, и будьте всегда в курсе свежих новостей!