Фриланс-экономика становится повседневностью и меняет традиционный бизнес. Удаленные специалисты и клиенты все чаще находят друг друга на онлайн-платформах — «человеческих облаках» или «облаках людей». И повышают эффективность сотрудничества с помощью технологий искусственного интеллекта — «облака машин».

Чем новый формат работы может быть выгоден для вашей компании и как начать привлекать фрилансеров? Ответы найдем в книге «Человеческое облако: как современные новаторы используют искусственный интеллект и экономику фриланса для трансформации работы», известной в оригинале как «The Human Cloud: How Today's Changemakers Use Artificial Intelligence and the Freelance Economy to Transform Work». В ней эксперты по применению облачных технологий в бизнесе Мэттью Моттола и Мэттью Котни рассказывают, как продуктивно работать с удаленными командами.

ТОП-3 причины стать частью фриланс-экономики

«Облако людей», как ключевой элемент фриланс-экономики, — это онлайн-сервисы разных форматов, где удаленные сотрудники и компании могут находить друг друга, чтобы сотрудничать дистанционно на проектной основе. Почему «облако людей» выгодно для компаний:

• Открывает доступ к талантам. Вы больше не ограничены географией соискателей. Если в вашем городе нет крутого специалиста нужного профиля, вы сможете найти его на Upwork, Fiverr, Freelancer, Toptal, 99designs или другой платформе.
• Ускоряет и удешевляет привлечение специалистов. Традиционная процедура найма может занять несколько недель, а поиск фрилансера на облачной платформе — пару дней. При этом вы нанимаете специалиста для конкретных задач и платите только за их выполнение. То есть экономите на месте в офисе и дополнительных корпоративных опциях.
• Позволяет нанимать специалистов с широким набором скиллов. Фрилансеры из облака выполняют задачи разного формата, согласно запросам клиентов. Поэтому в их портфолио, как правило, больше вариантов работ, чем у классического штатника. Вам не нужно обучать специалиста под ваш проект — просто предложите сотрудничество тому, кто уже имеет необходимый вам опыт.

Еще один потенциальный плюс — «человеческое облако» позволяет компании не только находить удаленных сотрудников, но и совершенствовать навыки уже работающих штатников. Благодаря фрилансу они могут пробовать себя в новых задачах, а потом использовать полученную экспертизу на ваших проектах.

Инструкция по найму фрилансеров

Универсального рецепта, как найти крутых фрилансеров, с которыми будет легко работать, нет. Но некоторые шаги заложат базу успеха:

Шаг 1. Составьте рабочий план.

Определите ключевые моменты, без которых проект не стартует:

какие задачи должен выполнить фрилансер
каким должен быть финальный результат
что фрилансер должен сделать для достижения цели
в какие сроки нужно выполнить работу

Шаг 2. Не тратьте время на собеседования.

Пусть за соискателя говорит его работа — попросите фрилансера выполнить небольшую тестовую задачу. Если такой нет под рукой, предложите составить техническое задание и по его качеству оцените уровень специалиста.

Шаг 3. Адаптируйте удаленных сотрудников.

Когда вы нанимаете людей в штат, у них есть срок, чтобы освоиться в команде. У фрилансеров такой опции нет, поэтому нужно заранее продумать несколько важных рабочих нюансов:

• Коммуникации — как фрилансерам связываться лично с вами и со штатной командой.
• Скорость ответа — как быстро фрилансеры должны вам отвечать: в течение 30 минут, двух часов, суток.
• Вопросы — могут ли фрилансеры задавать вам вопросы по необходимости или должны готовить перечень уточнений с конкретной периодичностью.
• Распределение задач — как фрилансеры будут узнавать, какую работу нужно сделать, и каким образом ее выполнять.
• Непредвиденные обстоятельства — если фрилансеру срочно нужен ответ на вопрос, а вы не можете выйти на связь, что он должен делать: продолжать действовать по ТЗ или связаться со штатными сотрудниками.
• Внесение изменений — сколько может быть циклов «правки/исправление».
• Ошибки — как должен действовать фрилансер в случае факапов. Например, он сдал большой проект, технически контракт закрыт, но уже после этого вы обнаружили ошибки.

В идеале ответы на эти вопросы должны быть готовы уже на этапе заключения контракта.

Проблемы удаленки и варианты их решения

Работа с «облаком людей» не совсем безоблачна. Учтите, что сотрудничество с фрилансерами может нести в себе риски для компании:

• Штатные сотрудники опасаются «облака людей». Когда штатник понимает, что фрилансер выполняет такие же задачи, но обходится компании дешевле, он невольно задумывается: «Где гарантия, что всю мою работу не отдадут на аутсорсинг?». Как результат — у такого сотрудника падает мотивация.
• HR-менеджеры могут не захотеть искать фрилансеров. Если менеджеры никогда не имели дела с «человеческим облаком», им будет трудно привлекать удаленных сотрудников. Они не всегда знают и хотят разбираться, где искать специалистов и какие условия им предлагать.
• Сложно обеспечить конфиденциальность. Когда над проектом работает несколько десятков людей, часть из которых на фрилансе, могут возникнуть проблемы с безопасностью данных. Например, предыдущему фрилансеру забыли закрыть доступ к инструменту, через который вы обмениваетесь корпоративными сведениями. Или забыли заблокировать папку с внутренней информацией, которая должна быть доступна только штатникам.

Хорошая новость в том, что эти проблемы можно предотвратить. Разработайте внутреннюю программу, которая будет объяснять главные моменты сотрудничества с удаленными командами:

• Информирование штатников о привлечении фрилансеров — какие задачи будут выполнять удаленные сотрудники, кто их будет нанимать и отслеживать эффективность, как штатники могут взаимодействовать с фрилансерами.
• Анализ и контроль — как будет определяться потребность в фрилансерах и рассчитываться бюджет на их услуги, по каким показателям будет оцениваться KPI сотрудников.
• Коммуникации и доступ к данным — к каким файлам у фрилансеров будет доступ, как они будут должны обмениваться рабочей информацией со штатниками, кто будет блокировать доступ фрилансеров к проекту после выполнения их задач.

И финальный шаг, который поможет компании без лишних сложностей стать частью фриланс-экономики — использование облачных технологий.

Облачные технологии на службе фриланс-экономики

Если откинуть технические детали, то «облако машин» — это доступ к вычислительным мощностям и программным инструментам, которые помогают каждому из нас работать эффективнее и быстрее. В чем преимущества «облака машин»:

• Широкий выбор инструментов. К вашим услугам облачные программы для коммуникаций и бухгалтерского учета, конструкторы сайтов, приложения для разработки программного обеспечения и масса другого.
• Гибкость работы команды. Установкой программ и настройками безопасности традиционно в компании занимается IT-отдел. Но с появлением модели облачных сервисов PaaS («платформа как услуга») и SaaS («программное обеспечение как услуга») команды получили возможность использовать ресурсы напрямую, без обязательного участия IT-специалистов.
• Доступность применения. Многие корпоративные облачные инструменты имеют бесплатные пробные версии. Вы можете тестировать сервисы, а потом выбрать лучшие варианты для своей команды.

Начинать использовать «облако машин» можно с автоматизации задач, которые имеют четкие рамки и понятные условия выполнения. Например:

• Встречи. Если у вас в команде несколько фрилансеров, живущих в разных часовых поясах, жонглировать расписанием непросто. Доверьте это специальным инструментам. Например, Calendly и Doodle будут использовать доступ к вашему календарю, а потом отправлять ссылки на свободные «окна» коллегам, чтобы они могли выбрать подходящее для себя время.
• Коммуникации. Переведите оперативную связь команды на Microsoft Teams, Slack или Trello. И используйте Microsoft Outlook или Apple Mail для обработки почты.
• Внутренние исследования. Хотите узнать мнение удаленных коллег о новом рабочем проекте? Для простых опросов подойдет базовый функционал Microsoft SharePoint, а для более сложных исследований мнения команды — SurveyMonkey, Zoho и Mailchimp.
• Интеграция приложений. Когда вы используете в работе несколько приложений, удобно объединить процессы в них воедино. Тут рынок предлагает инструменты Zapier и IFTTT. Они помогают взаимодействовать приложениям между собой. Например, вы можете настраивать работу по схеме «Если случилось X в одном приложении, нужно сделать Y в другом».

Облачные технологии помогут увеличить охват ваших задач, повысить продуктивность команды и выйти на новый уровень сотрудничества с фрилансерами без больших затрат ресурсов.