Компания е-Docs, по их подсчетам, обеспечила кислородом 300 тысяч людей и спасла от уничтожения 100 тысяч деревьев. Специалисты компании уже больше 15 лет занимаются автоматизацией документооборота и, судя по всему, спасают не только бюджеты компаний, но и немножко – планету. Оксана Думанская, СЕО е-Docs рассказала, как внутренний документооборот помогает упорядочить документы, ускоряет процесс их согласования и подписания.

Как работает система e-Docs смотрите у видео.

Оксана, всем ли компаниям нужно переводить свой внутренний документооборот в электронный вид?
Нет, конечно. Например, вы — стартап, и в вашей компании работает 5 человек. Скорей всего вам достаточно будет почты. Но как только дело доходит до каких-то средних компаний, крупных компаний, вот здесь возникает вопрос стандартизации бизнес-процессов. Как итог — перевод их в электронный вид.

Есть ли у вас статистика? Например, какая-то компания сэкономила столько-то денег после внедрения электронного документооборота.
Это сложно сказать, потому что мы просто не имеем доступа к внутренней информации клиента. Но одной из компаний мы внедряли процессы HR-сервиса. До внедрения системы среднее время, которое тратил сотрудник на согласование отпуска, составляло 2-3 недели. Там была масса задач: побежать, оббежать, принести. После внедрения системы мы сократили это время до 2-х часов.

Дайте краткую инструкцию, как перевести внутренний документооборот в электронный формат.
Не стоит идти очень широким фронтом. Провести пилотный проект по внедрению одного процесса, сделать, достичь быстрой победы. Второй момент, на который стоит обратить внимание, если у вас внутри нет специалистов — привлекайте экспертов. Сейчас есть тенденции, мир движется с такой быстротой, что пока вы будете думать, кто-то уже будет впереди вас. Еще важный один момент. Лучше внедрить с небольшими отклонениями, чем не внедрить. Я более 5 лет работала в немецком банке, вот у них в проектах всегда было предусмотрено два этапа. Первый этап — мы делаем систему, запускаем, но обязательно в срок, и при этом сразу планируем второй этап. Чем это хорошо? Сотрудники не волнуются, потому что понимают, что есть второй этап, в период которого мы сразу всем говорим на берегу, что потом поправим, давайте сейчас поедем, вовремя начнем использовать систему.

Сколько по времени занимает оцифровка одного документа?
Скажу честно, стандарта, как такового нет. Самое сложное в этом всем — договориться о процессе, согласовать, как он должен выглядеть. К нам часто обращаются с вопросом: «Так сколько займет времени?». Вот тут мы останавливаемся и говорим: «Столько, сколько у нас с вами займет времени внедрение того или иного процесса». Потому что есть очень большая зона ответственности со стороны заказчика, и процесс внедрения изменения — это общий процесс. Есть примеры, когда мы какие-то процессы чуть ли не за день можем сделать, важно, чтобы было желание.