Компанія е-Docs, за їхніми підрахунками, забезпечила киснем 300 тисяч людей і врятувала від знищення 100 тисяч дерев. Фахівці компанії вже більше 15 років займаються автоматизацією документообігу і, судячи з усього, рятують не тільки бюджети компаній, але й — планету. Оксана Думанська, СЕО е-Docs розповіла, як внутрішній документообіг допомагає впорядкувати документи, прискорює процес їхнього узгодження та підписання.

Як працює система e-Docs дивіться у відео.

Оксана, чи всім компаніям потрібно переводити свій внутрішній документообіг в електронний вигляд?
Ні звичайно. Наприклад, ви — стартап, і у вашій компанії працює 5 чоловік. Швидше за все вам буде достатньо пошти. Але як тільки справа доходить до середніх чи великих компаній, виникає питання стандартизації бізнес-процесів. Як підсумок — переведення їх в електронний вигляд.

Чи є у вас статистика? Наприклад, якась компанія заощадила стільки-то грошей після запровадження електронного документообігу.
Це складно сказати, тому що ми просто не маємо доступу до внутрішньої інформації клієнта. Але одній з компаній ми впроваджували процеси HR-сервісу. До впровадження системи середній час, який витрачав співробітник на узгодження відпустки, становив 2-3 тижні. Там була маса завдань: побігти, оббігти, принести. Після впровадження системи ми скоротили цей час до 2-х годин.

Дайте коротку інструкцію, як перевести внутрішній документообіг в електронний формат.
Не варто йти дуже широким фронтом. Провести пілотний проект з впровадження одного процесу, зробити, досягти швидкої перемоги. Другий момент, на який варто звернути увагу, якщо у вас всередині немає фахівців — залучайте експертів. Зараз є тенденції, світ рухається з такою швидкістю, що поки ви думатимете, хтось вже буде попереду вас. Ще важливий один момент. Краще впровадити з невеликими відхиленнями, ніж не впровадити взагалі. Я більше 5 років працювала в німецькому банку, ось у них в проектах завжди було передбачено два етапи. Перший — ми робимо систему, запускаємо, але обов'язково в термін, і при цьому відразу плануємо другий етап. Чим це добре? Співробітники не хвилюються, тому що розуміють, що є другий етап, в період якого ми відразу всім говоримо на березі, що потім поправимо. Давайте зараз поїдемо, вчасно розпочнемо використовувати систему.

Скільки часу займає оцифровка одного документа?
Скажу чесно, стандарту, як такого немає. Найскладніше у цьому всьому — домовитись про процес, узгодити, як він повинен виглядати. До нас часто звертаються із запитанням: «Так скільки займе часу?». Ось тут ми зупиняємося і говоримо: «Стільки, скільки у нас з вами займе часу впровадження того чи іншого процесу». Тому що є дуже велика зона відповідальності з боку замовника, і процес впровадження змін — це загальний процес. Є приклади, коли ми якісь процеси мало не за день можемо зробити. Важливо, щоб було бажання.