У каждой компании в определенный момент постает задача оптимизации расходов. Очевидное решение, которое принимает большинство руководителей — урезание бюджета отдельных отделов. Но в долгосрочной перспективе нужно думать о чем-то стратегически более сложном и эффективном — скажем, об изменении финансовой модели и постепенном смещении акцента расходов с CapEx на OpEx. Ярким примером этого процесса является переход в облачную среду. Рассказываем, какие экономические преимущества перехода компании в облако и как правильно оптимизировать IT-бюджет.

Что такое CapEx и OpEx

Для понимания почему облако может быть выгоднее для вашей компании, чем собственные серверы, начнем с основ финансового менеджмента. Расходы предприятий традиционно делятся на CapEx и OpEx.

CapEx (Capital Expenditure, буквальный перевод с англ. — «капитальные расходы») — это средства, потраченные на "фундамент" предприятия; все те необоротные активы, которые закладываются для использования на будущее. Простыми словами, это расходы на вещи, используемые компанией после окончания того отчетного периода, в котором они были приобретены.

Примером капитальных расходов являются все те покупки, с которых начинается бизнес: приобретённый офис с мебелью и техникой в нём, земельный участок, авто, оборудование для производства, IT-инфраструктура, патенты и пр. Также в это понятие входят услуги по ремонту и усовершенствованию имеющихся мощностей компании. То есть, все то, что используется дольше, чем 1 календарный год.

OpEx (Operational Expenditure, буквальный перевод с англ. — «операционные расходы») — это все то, что оплачивается на ограниченный период, как правило, до года. Это те продукты, на которые вы оформляете подписку, или за которые регулярно возобновляете плату во время определенного периода (месяц, квартал или 1 год максимум) — например, аренда помещений, зарплата сотрудникам, сырье для производства, вебхостинг, запуск рекламной кампании и т.д.

Оборудование фабрик по сборке машин — это CapEx, а вот железо, из которого делают эти машины — уже OpEx

Облачные сервисы — это тоже операционные расходы, ведь пользователь платит только за определенный период пользования и размещает всю информацию не на своих физических серверах, а на внешних.

Что лучше: OpEx vs CapEx

Каждая компания выбирает собственную модель расходов, которая бы подходила к ее целям и задачам. Но если только вы не энергетический магнат, владелец агробизнеса или сети магазинов с узнаваемым лого на пакете, вам, скорее всего, нет смысла увеличивать капитальные расходы, ведь они с меньшей вероятностью окупятся.

В долгосрочной перспективе капитал компании может предоставлять определенные преимущества: зарегистрированные торговые марки и патенты положительно повлияют на репутацию бизнеса как экспертного и заботящегося о развитии отрасли, а собственные производственные мощности стабилизируют расходы и могут стать привлекательными для некоторых инвесторов. Однако следует понимать, что цена достаточно высока, а рисков — значительно больше, чем преимуществ.

Уменьшение CapEx и переход на OpEx обычно в приоритете компаний, которые не относятся к промышленному сектору и хотят быстро и эффективно расти. На это есть ряд причин:

1. Больше времени на рабочие процессы. Арендуя оборудование или заказывая на аутсорс отдельные услуги, вы переносите часть ответственности и рисков на поставщика, с которым сотрудничаете. Таким образом, вы освобождаете свое время для более приоритетных задач. Например, команда техподдержки в вашей компании будет заботиться о том, как оптимизировать работу сайта, а не следить за сервером 24/7.

2. Легче подыскать идеальный вариант. Операционные расходы — гибкие, ведь можно в любой момент отказаться от подписки, изменить количество сотрудников, перейти к другому провайдеру услуг и тому подобное. Это пространство для экспериментов и тестирования, когда у пользователя есть больше времени на то, чтобы сделать выбор. К тому же так легче масштабироваться.

3. Пользователь платит только за то, чем пользуется. Приобретя в качестве CapEx лицензионное программное обеспечение, собственный сервер или оборудование, пользователь может не в полной мере использовать все эти мощности. Не рассчитав сразу, сколько именно нужно ресурсов для выполнения определенной задачи, бизнес может понести ненужные расходы. Поэтому услуги OpEx более выгодны — платить нужно только за то, что действительно используешь. А многообразие тарифных планов и акционных предложений позволяет максимально сэкономить.

4. Меньше времени на утверждение расходов. Неочевидным преимуществом OpEx может стать уменьшение периода для согласования выделенных средств. Особенно это касается государственного сектора, где проблематично "выбивать" бюджет на капитальные расходы. Поскольку краткосрочные расходы не такие рисковые, от них в любой момент можно быстро отказаться и они обычно меньше по объему. Поэтому руководство и наблюдательные советы обычно быстрее на них соглашаются. Таким образом, задачи решаются значительно быстрее, и нет длительного ожидания, например, на покупку и установку нового оборудования — пользователь покупает подписку и сразу начинает работу с новым сервисом.

5. Минимизация CapEx увеличивает прибыль. Чем больше капитальных затрат — тем больше стоимость активов, которые в бухгалтерском учете амортизируются в течение многих лет. То есть идет систематическое распределение стоимости этих необоротных активов в течение всего срока их эксплуатации. Например, приобретенное как капитальный расход оборудование будет постепенно изнашиваться, а его стоимость до сих пор будет переноситься в состав расходов, уменьшающих прибыль.

Как на финансовый менеджмент влияет облако

Собственные серверы предприятия входят в CapEx - компания покупает их надолго, ведь срок эксплуатации в среднем составляет 5 лет. Такая покупка влечет за собой дополнительные расходы: необходимо заранее инвестировать средства в саму инсталляцию сервера, дополнительное пространство для него в офисе, покупку специального лицензированного программного обеспечения, техподдержку, электроэнергию, источники бесперебойного питания и тому подобное. Как альтернатива к такому сложному процессу установки и настройки работы с сервером предлагаются облачные услуги как OpEx расходы.

Рассмотрим, чем расходы в облаке отличаются от покупки собственного сервера на примере ТСО, то есть совокупной стоимости владения:

• Оборудование и его содержание

В среднем серверы могут стоить от $400 до более $10 тысяч. Дополнительно, как правило, надо будет докупить серверный жесткий диск и выделить отдельное пространство, где сервер бы стоял безопасно, без риска, что его разобьют или на него ненароком перельют кофе.

С собственными серверами компании растет и "операционка". Сервер должен бесперебойно работать 24/7, постоянно потребляя электроэнергию; к тому же для адекватной работы сервера необходимо соблюдать соответствующий температурный режим — все это трансформируется в дополнительные расходы на коммунальные услуги.

• Программное обеспечение

Как правило, облачные провайдеры предоставляют большой выбор программного обеспечения, лицензия на использование которого часто сразу включена в стоимость услуг. Большинство провайдеров могут по запросу подобрать удобные для пользователя лицензионные условия, поэтому бизнесу не придется переплачивать за функции программ, которые они не используют. К тому же это ПО можно приобрести не как CapEx, а по подписке, относя этот расход к OpEx.

Облачное программное обеспечение самостоятельно регулярно обновляется, дистанционно доступно многим сотрудникам и значительно упрощает рабочий процесс, ведь не приходится ничего отдельно настраивать — компания просто подключается в облако и спокойно работает, не думая, что истекает срок действия лицензии или нужно что-то перенастроить. Это задача провайдера — сделать работу с ПО максимально комфортной.

• Безопасность данных

Собственный сервер — это всегда высокий риск, ведь нужно отслеживать возможные сбои в его работе и кибератаки от злоумышленников и конкурентов. Провайдер облачных услуг может воплощать эту задачу эффективнее.

Во-первых, эксперты по работе в облаке имеют больше опыта в работе с киберугрозами, ведь у них сразу несколько клиентов, а значит и большая выборка для исследования различных атак. Во-вторых, провайдеры облачных услуг максимально заботятся о безопасности, устанавливая современные программы по выявлению угроз и соответствуя необходимым сертификационным требованиям.

Самостоятельно приобретенное программное решение по безопасности, соблюдение всех требований по противодействию угрозам, привлечение экспертов и приобретение ими соответствующего уровня опыта для работы с киберрисками — это все отдельные направления, каждое из которых обойдется в отдельную сумму бизнесу, решившему содержать собственный сервер. Когда эта стоимость сразу включена в услуги облачного провайдера, получается значительно дешевле и проще.

• Команда

При использовании облачных услуг компании достаточно выделить часть рабочего времени одного менеджера и одного технического специалиста, которые бы взаимодействовали со специалистами облака. Собственный сервер требует on-site специалистов, которые отдельно занимаются им, следят 24/7 и работают сверхурочно в случае сбоев. А это дополнительный OpEx на зарплату работников, уплату налогов за них, выделение рабочего места и тому подобное.

С переходом на облачные технологии бизнесу стоит поспешить — и не только потому, что таким образом уже можно начать экономить средства. По данным Gartner в течение 2023 года 40% организаций внедрят модель Anywhere Operations (с англ. «Операции где угодно»), которая позволяет работникам взаимодействовать между собой и с клиентами компании «где угодно». Это означает, что приобретение CapEx уже будет иметь меньшее значение, а вот оптимальное облачное решение станет ключевым для того, чтобы быть в тренде.

Чтобы подсчитать выгоду от внедрения облака именно для вашей компании, присылайте свой запрос на sales@gigacloud.ua.