Дкілька кліків мишкою, і необхідний архівний документ з’являється на екрані вашого монітора. До епохи оцифрування на це могли піти тижні, а то й місяці. Розповідаємо, як «Архівні інформаційні системи» допомагають українським архівам зберігати та робити архівні документи доступнішими, та яку роль у цьому відіграють хмарні технології.

Збереження архівів ― збереження пам’яті

Існує стереотип, що архів ― це велике приміщення з високими полицями, де люди в темно-синіх халатах перебирають папірці, вкриті пилом. Насправді ж сучасний архів ― це досить складна система, зокрема й електронна.

В Україні десятки державних архівів: 7 центральних, 24 обласних, архіви АР Крим, міст Києва і Севастополя, а також низка галузевих. У них зберігаються документи, починаючи від 13 століття. За різними підрахунками їхня кількість сягає понад 80 мільйонів одиниць зберігання.

Найважливіші завдання архівістів ― зберегти цей величезний масив інформації для нащадків та удоступнити його. До архівів надходять запити як від дослідників, істориків, вчених, так і від пересічних людей, які, наприклад, хочуть вивчити свій родовід. Щоб спростити роботу архівістів та пришвидшити пошук необхідних документів, їх почали оцифровувати.

У 2022 році Державна архівна служба ухвалила «Програму оцифрування архівних інформаційних ресурсів на 2022-2025 роки». Протягом 2023 року українські архівісти разом з партнерами, донорами, українськими й міжнародними інституціями, диджиталізували понад 21 мільйон аркушів, це понад 500 тисяч справ.

В умовах війни питання збереження та удоступнення документів загострилися. російські загарбники розграбували Державний архів Херсонської області, частина архівів досі в окупації, решта — під загрозою обстрілів. Диджиталізація — єдиний спосіб убезпечити архівні колекції від втрати, навіть у разі знищення оригіналів через обстріли або форс-мажори.

Процес оцифрування архівних документів працівниками компанії «Архівні інформаційні системи»

Оцифрували документи за два дні до окупації

У 2005 році «Архівні інформаційні системи» першими в Україні розпочали масштабне оцифровування та впровадження інформаційних технологій в архівній та бібліотечній галузях. За підтримки зарубіжних донорів та партнерів, компанія за 19 років оцифрувала мільйони сторінок архівних документів, а також надавала архівам спеціальне обладнання для сканування, і це був перший крок на шляху удоступнення архівних документів.

Пізніше вони розробили власну систему для комплексної інформатизації архівів ARCHIUM. Це програмний комплекс, який дозволяє створювати та представляти онлайн окремі документальні колекції, а також формувати комплексні електронні ресурси державних архівів значного обсягу. І тепер «Архівні інформаційні системи» можуть комплексно підтримувати весь процес оцифрування.

«Архівні інформаційні системи» надають архівам послуги з масового оцифрування документів, постачають професійне обладнання для сканування та створюють комплексні інформаційні ресурси на базі ARCHIUM. Створені в результаті оцифрування високоякісні зображення документів (так звані майстер-копії), оптимізуються для онлайн-перегляду та завантажуються до ARCHIUM. Ці документи і можуть переглядати користувачі електронного архіву у вільному доступі. За правилами архівної роботи, майстер-копію зберігають окремо. Працівники архіву створюють повнотекстовий довідковий апарат та наповнюють цим контентом ресурс.

Користування електронним архівом значно спрощує та пришвидшує процес пошуку необхідних матеріалів. Раніше в архів потрібно було прийти фізично, замовити документи і повернутися через деякий час, щоб попрацювати з ними у читальній залі архіву. Інколи навіть треба було поїхати в архів, який знаходиться в іншому місті. На це могли йти місяці. Тепер на пошуки йдуть хвилини, завдяки повнотекстовому довідковому апарату. Люди з будь-якого куточка планети та в будь-який час можуть знайти оцифровані та представлені на ресурсах архівів необхідні документи чи замовити їх до читальної зали.

Важливо, що цей процес спрямований не лише на удоступнення історичних документів, а й збереження.

Херсонський обласний архів. З архівосховища російські окупанти вивезли документи, 9 грудня 2022 р. Фото: Суспільне Херсон

«Ми закінчили проєкт оцифрування в Державному архіві Херсонської області та вивезли 0,5 мільйона цифрових копій за два дні до повномасштабного вторгнення росії, ― говорить Кирило Вислобоков, директор “Архівні інформаційні системи”. ― Серед відсканованих матеріалів ― унікальні колекції карт та планів 19 століття. Під час окупації Херсона росіяни пограбували архів. Але завдяки цифровим копіям, нам вдалося зберегти бодай частково нашу культурну спадщину для нащадків».

Архіви у хмарі

Наразі система ARCHIUM впроваджена у восьми архівах. Усі ресурси розміщено у хмарі GigaCloud:

• Центральний державний архів вищих органів влади та управління України
• Центральний державний архів громадських об’єднань та україніки
• Центральний державний архів-музей літератури та мистецтва України
• Центральний державний історичний архів України у Києві
• Центральний державний історичний архів України у Львові
• Державний архів Кіровоградської області
• Державний архів Полтавської області
• Державний архів Львівської області

За словами Кирила Вислобокова, з самого початку розробки архівних систем, компанії вдалося переконати замовників у необхідності розміщення ресурсів у спеціалізованих дата-центрах.

«Хмари дозволяють позбутися нехарактерних та обтяжливих завдань, пов’язаних зі створенням власної серверної інфраструктури, — каже Кирило Вислобоков, директор “Архівні інформаційні системи”. Відсутність стабільного фінансування, потреба професійного адміністрування та оновлення, пов’язана зі швидким старінням “заліза” та ПЗ, підтримка мікроклімату у серверних, безперебійного живлення та інтернет-з’єднання, створення резервних копій, зрештою питання безпеки — от неповний перелік проблем, які чекають на будь-яку бюджетну установу на шляху створення власної серверної інфраструктури».

Оцифрування архівних справ — довгий та кропіткий процес

Війна значно посилила ці виклики. До того ж законодавство вимагає наявності комплексної системи захисту інформації (КСЗІ) для всіх ресурсів, що містять інформацію, яка належить державі. Для бюджетних установ самостійна побудова системи — це практично непідйомна ноша. А GigaCloud вирішує і цю проблему, адже має атестат відповідності КСЗІ.

«Додайте сюди реструктуризовану систему резервного копіювання та відновлення ресурсів у разі форс-мажору, професійну клієнтську підтримку та розуміння специфіки бюджетних установ — все це безсумнівні переваги співпраці з GigaCloud. Досвід партнерства, особливо в умовах війни, лише підтверджує правильність вибору», — резюмує Кирило Вислобоков.

Удоступнення історії

Державний архів Львівської області (ДАЛО) ― один із найбільших в Україні. Розташований в історичному центрі Львова у будівлі колишнього монастиря ордену домініканців, що належить до світової спадщини ЮНЕСКО. Фонди ДАЛО зберігаються у 15 архівосховищах та налічують понад 2,5 мільйони документів. Якщо виставити всі архівні полиці в ряд, то їхня довжина становитиме 35 кілометрів.

ДАЛО співпрацює з компанією «Архівні інформаційні системи» давно. Спочатку просто сканували документи для приватних замовлень, а у 2022 році впровадили ARCHIUM. В її основі ― єдина база даних архіву, а через спеціально створений онлайн-ресурс забезпечується доступ до довідкового апарату й оцифрованих документів.

«Наразі ми оцифрували 800 000 документів, але маємо за мету оцифрувати всі архівні справи, які у нас зберігаються, ― говорить Роман Бойко, заступник директора ДАЛО. ― Темпи залежать від належної технічно-матеріальної бази та достатніх людських ресурсів».

Електронна інформаційна система значно розширює можливості пошуку та доступу до архівних документів та оптимізує роботу самого архіву.

«Ми відслідковуємо скільки користувачів відвідує наш електронний ресурс та їхнє місцезнаходження. Минулого року ним скористалися 27 000 унікальних користувачів, серед яких люди, що перебувають у країнах Азії та Латинської Америки. Тобто ми бачимо, наскільки оцифрування архіву робить його доступнішим для людей», ― говорить Роман Бойко, заступник директора ДАЛО.

Електронний архів ДАЛО

Центральний державний архів громадських об’єднань та україніки (ЦДАГОУ) утворився у 2022 році шляхом злиття двох архівів: Центрального державного архіву громадських об'єднань України та Центрального державного архіву зарубіжної україніки. На сьогодні архів зберігає понад 330 тисяч архівних справ, які містять оригінальні рукописні, машинописні документи, у томі числі з автографами багатьох відомих діячів української історії. Це документи часів голодомору 1932-1933 років, періоду Другої світової війни, післявоєнної відбудови, політичних репресій тощо. Є також багато документів, що надійшли в Україну за часів незалежності з-за кордону та висвітлюють діяльність зарубіжного українства.

«Процес оцифрування почався задовго до початку повномасштабного вторгнення, в кожному реорганізованому архіві окремо, ― говорить Ольга Бажан, директорка ЦДАГОУ. ― Після злиття ми продовжуємо цю справу. На сьогодні оцифровано та удоступнено 2,5 тисячі справ, а це понад 230 тисяч сканкопій. Для пріоритизації ми враховуємо два моменти: користувацький попит та фізичний стан документів. Їх беремо в роботу в першу чергу».

Одна з сотень тисяч оцифрованих архівних справ, що зберігається в ЦДАГОУ

Спочатку співпрацювати з «Архівними інформаційними системами» почав Центральний державний архів громадських об'єднань України у 2019 році, на базі якого і впровадили електронний інформаційний ресурс. За словами Ольги Бажан, було очевидним, що розміщувати його краще у хмарі, адже так буде надійніше та безпечніше, ніж на традиційному сервері.

«Я вважаю, що кожен має займатися своєю справою, ― говорить Ольга Бажан, директорка ЦДАГОУ. ― Ми не маємо у штаті фахівців, які будуть обслуговувати сервер та слідкувати за його належною роботою. А тому використання хмарних технологій звільнило нас від головного болю щодо пошуку фахівців відповідної кваліфікації, і ми можемо бути спокійні, що наш електронний ресурс працює стабільно, а архівні справи надійно захищені».