Для якісної роботи з документами у територіальних громадах необхідні відповідні інструменти ― системи електронного документообігу. Розповідаємо, як хмара та впровадження СЕД допомогли ОТГ Тернопільської області працювати як єдиний механізм, а обласній військовій адміністрації увійти в п’ятірку лідерів областей за темпами цифрової трансформації.

Тернопільська обласна військова (державна) адміністрація ― місцевий орган виконавчої влади. Через повномасштабне вторгнення росії 24 лютого 2022 року набула статусу військової адміністрації.

Тернопільська область ― одна із лідерів цифрової трансформації

Діджиталізація має величезне значення для України. Тим паче зараз, в умовах великої війни вона покращує надання медичних, освітніх, соціальних, адміністративних та інших публічних послуг. Щорічно Мінцифра досліджує індекс цифрової трансформації регіонів, оцінює ефективність цифрових рішень на місцях, визначає рівень цифрової культури громадян. За результатами 2023 року Тернопільська область займає п’яте місце серед усіх областей. Сумарно набравши 0,827 з 1 можливого.

Одним з субіндексів індексу цифрової трансформації, який впливає на кінцевий результат, є впровадження «режиму без паперів», що передбачає перехід на електронний документообіг.

Від традицій до інновацій

До складу Тернопільської області входять 1058 населених пунктів, з них ― 18 міст, 17 селищ міського типу, 1022 села та одне селище. Після адміністративно-територіальної реформи, в області було сформовано 55 об’єднаних територіальних громад (ОТГ). Станом на 2020 рік населення області склало 1034000 осіб. А з початку повномасштабного вторгнення, на Тернопільщину приїхало 73 247 внутрішньо переміщених осіб.

Враховуючи таку адміністративну складову та чисельність населення, обсяги документів, які потрібно було обробляти, зростали щодня. Ведення паперового документообігу обходилося громадам у чималі суми. Папір, конверти, кур’єрські послуги, принтери та їхнє обслуговування ― все це потрібно оплачувати. Крім того, на якісне опрацювання документів необхідний час. І про доступність та оперативність у прийнятті управлінських рішень мова поки не йшла.

Єдиний інформаційний простір ОТГ

Система електронного документообігу (СЕД) в структурних підрозділах Тернопільської ОВА існує з 2017 року. Після реструктуризації та утворення територіальних громад, постало питання про впровадження електронного документообігу і в ОТГ.

«Для департаменту цифрової трансформації Тернопільської ОВА впровадження системи електронного документообігу є одним із пріоритетних завдань. Ми розробили регіональну програму інформатизації “Цифрова Тернопільщина” на 2022-2024 роки, у рамках якої реалізували впровадження СЕД. З 2024 року ОТГ використовують систему документообігу», ― говорить Олександр Шлапак, директор департаменту цифрової трансформації Тернопільської ОВА.

Електронний документообіг вирішили одразу впроваджувати на ресурсах у хмарі. Тому, розпочали розгляд хмарних операторів, які б відповідали низці критеріїв. Основними з них були цінова політика та відповідність вимогам комплексної системи захисту інформації (КСЗІ). Адже для державних установ висуваються суворі вимоги щодо розміщення та зберігання конфіденційної інформації.

GigaCloud повністю задовольнив вимоги замовника і надав захищену хмарну інфраструктуру на базі VMware. У ній фахівці замовника розгорнули систему електронного документообігу. Після тестування та налаштування хмарного майданчика під потреби громад, документообіг повноцінно запрацював у хмарі.

Використання хмарних сервісів дозволяє гнучко збільшувати обсяги технічних ресурсів у міру збільшення обсягу документів.

Підвищення продуктивності

Олександр Шлапак, директор департаменту цифрової трансформації Тернопільської ОВА, наголошує на тому, що система електронного документообігу значно економить кошти ОТГ та надійно зберігає документи, зменшує час на здійснення реєстрації та опрацювання вхідної, вихідної, внутрішньої службової кореспонденції та організаційно-розпорядчої документації.

У розрізі субіндексу впровадження «режиму без паперів» Тернопільська область набрала 0,856 бала з 1 можливого та входить до переліку лідерів в Україні.

«В наших планах ― запуск місцевого порталу відкритих даних та багато іншого. Ми впевнилися у надійності та якості послуг GigaCloud та продовжуватимемо нашу співпрацю», ― говорить Олександр Шлапак, директор департаменту цифрової трансформації Тернопільської ОВА.