Понад мільйон людей, які потребують гуманітарної та соціальної допомоги, отримали її завдяки благодійному фонду СпівДія. Команді часом доводиться обробляти тисячі запитів на день та паралельно вести масштабні проєкти по всій Україні. Розповідаємо, як вони організовують роботу та чому для цих процесів потрібна хмара.

З березня 2022 року СпівДія обʼєднує зусилля волонтерів, бізнесу, міжнародних фондів і держави для допомоги тим, хто цього потребує. Фонд увійшов до Топ 100 публічних транспарентних доброчинних організацій України, а його проєкти охоплюють комплексну підтримку тих, хто постраждав внаслідок воєнних дій: від доставки базових продуктів до юридичних послуг.

Усі напрямки повинні між собою синхронізуватися, задачі мають швидко перерозподілятися між окремими фахівцями, а проєкти — моніторитися. Ці функції у фонді виконуються за допомогою системи управління складами, CRM, сайту та інших програм і сервісів, які, своєю чергою, розміщені у публічній хмарі GigaCloud.

Організація регулярно доставляє продукти в населені пункти, розташовані близько до лінії фронту

Як все працює

У СпівДії допомога починається з запиту. На сайті користувач обирає, що саме він потребує, та оформлює відповідну заявку. Це може бути їжа, засоби гігієни, одяг; психологічна підтримка дорослих та дітей, юридична консультація, освітні послуги чи допомога з працевлаштування. Кожна заявка гуманітарного напряму потрапляє в CRM-систему, розроблену партнерами фонду — обліковим сервісом QUINCEFIN під особливі процеси організації.

Так само в CRM фіксуються заявки peer-to-peer напряму СпівДії, від усіх, хто готовий допомогти іншим. Кейс-менеджери обробляють всю інформацію та координують допомогу, зʼєднуючи бажаючих надати допомогу з тими, хто її потребує.

Велику частину роботи займає організація хабів — це регіональна партнерська мережа, створена на базі існуючих молодіжних центрів по всій Україні. Таких майданчиків, де надаються безоплатні послуги, усього 23 в 19 регіонах, і СпівДія регулює їхню злагоджену роботу.

Серед ключових напрямів фонду:

• «СпівДія Благодійна допомога» — допомога постраждалим внаслідок повномасштабного вторгнення: продуктові та гігієнічні набори, питна вода тощо. СпівДія є, зокрема, імплементаційним партнером Всесвітньої продовольчої програми ООН.
• «СпівДія заради Дітей» — забезпечення психоемоційної підтримки та доступу до освіти дітей по всій Україні.
• «СпівДія Психологічна служба» — підтримка ментального здоровʼя та стабілізація психоемоційного стану людей під час війни. Фахівці безоплатно проводять антикризові консультації, групи психологічної та психосоціальної підтримки, тренінги та воркшопи.
• «СпівДія Юридична служба» — надання безоплатної професійної юридичної допомоги постраждали внаслідок війни.
• «СпівДія Кар’єра» — допомога з працевлаштуванням і надання кар'єрних консультацій українцям, які через повномасштабне вторгнення знаходяться у складних життєвих обставинах.
• «СпівДія Підприємці» — інформаційна та грантова підтримка малого і середнього бізнесу, що зазнав втрат внаслідок повномасштабної війни.
• Серед реалізованих проєктів також є «СпівДія Ноут», в межах якого українські діти та молодь безкоштовно отримали 5000 ноутбуків для доступу до навчання та роботи.

І це все — лише частина задач, які команді необхідно фіксувати.

Команда постійно навчається в міжнародних партнерів

Навіщо благодійним фондам хмара

Програма СпівДії з бухобліку у хмарі GigaCloud працює з 2022 року, сайт на базі WordPress — з літа 2023 року, а CRM — з осені 2023 року. Попередньо CRM спочатку будувалася на потужностях партнера Quincefin у хмарі Azure: фонду вдалося отримати від Microsoft грант на користування системою, але, коли він закінчився, довелося обирати нове рішення.

На потужностях компанії GigaCloud розміщено також і CRM-систему фонду. Міграція даних з хмари Azure зайняла до години: спочатку всю інфраструктуру розгорнули на сервері GigaCloud як бекап, а потім замінили IP-адреси доступу.

«У вас хороша підтримка. Працюючи з закордонними провайдерами, доводиться окремо тримати адміністратора цієї системи у себе в штаті. А з GigaCloud ми в Quincefin вже сім років партнери, і я знаю, що можу на вас розраховувати», — зазначає Олександр Апіченок, CEO & Founder компанії Quincefin та за сумісництвом Керівник команди підтримки облікових та комунікаційних ІТ-систем СпівДії.

Без чітко вибудованої доступної системи команді важко було б справлятися з усіма запитами. Хмарна інфраструктура дозволяє зробити так, щоб навіть у критичні моменти можна було поєднати тих, хто потребує допомоги із тими, хто може її надати.

«GigaCloud для нас став надійним партнером саме завдяки якості рішень та надшвидкої комунікації із підтримкою», — каже Гліб Шамаль, співзасновник Фонду та керівник СпівДія Tech. — «Робота ІТ-команди зазвичай стає помітною тоді, коли щось починає сипатися. Відповідно, ми зараз цієї роботи не помічаємо, все добре — хмара працює. І це для мене маркер надійності рішень від GigaCloud. Дякуємо компанії за співдію та підтримку!».