Сьогодні практично всі бізнес-документи можна підписувати електронним підписом, зберігати в електронному вигляді та відправляти контрагентам у такому ж форматі. Електронні документи мають повну юридичну силу, тільки їх не потрібно роздруковувати, нести на пошту або передавати кур'єром. Тому вартість їхнього оформлення — декілька гривень в буквальному сенсі.

Компанія Deals, частина групи компаній Intecracy Group, розробила простий і зрозумілий продукт, який дозволяє налагодити електронний документообіг на підприємстві. Продукти Deals використовують в Київстарі, Юридичній газеті та на Укрзалізниці. Олександр Вернигора, СЕО компанії Deals розповів, як зовнішній електронний документообіг допомагає бізнесу економити час і гроші.

А ще ви дізнаєтесь:

• скільки грошей на рік витрачає компанія на обробку паперових документів;
• які документи можна переводити в електронний вид, а які — ні;
• що таке ЕЦП і як його використовувати;
• чому Deals розробили для Київстару персональний документообіг «Star.Docs».

У 2003 році ухвалили Закон «Про електронні документи та електронний документообіг», і вже 16 років ми могли б жити в цифрі та в якісній взаємодії по документах, що пішло не так?
У 2003 році запустили Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закон «Про електронний цифровий підпис» на зміну якому прийшов Закон «Про електронні довірчі послуги». Незважаючи на те, що була начебто достатня нормативно-правова база, щоб перевести офіційні документи в електронний вигляд, але в той же час не було достатніх технологій. Ми були ще не готові їх використовувати. Закон прийняли, а держава і підприємства не знали як впроваджувати саме зовнішній документообіг. До речі, внутрішній документообіг вже давно працює в державному секторі. Комерційний сектор тільки зараз почав звертати увагу на ці технології. За останні 3 роки в законодавстві пройшло багато хороших змін: скасували обов'язкове використання мокрих традиційних печаток. Печатку не потрібно ставити — це добре. З'явився термін електронні докази. Це означає, що використання електронного документообігу повністю врегульовано з боку законодавства. Це дозволяє економити гроші, економити час і прискорювати свої операційні процеси.

Коли ви визначилися, що потрібно зайнятися розробкою продукту особисто для себе, а потім і для ринку?
Чому ми почали робити цей продукт? Тому що надходили вже такі запити від ринку. Вони були мінімальні, але були. Ми розуміли, що таке внутрішній документообіг, і почали розробляти систему зовнішнього електронного документообігу. Ми побачили для себе велику користь від впровадження цього продукту. Його використання однозначно прискорило процеси взаємодії, ми швидше підписуємо договір і якщо надаємо компанії якусь послугу, то швидше отримуємо гроші. Рахунки йдуть електронним чином, і підтверджують їх також електронним способом. Не потрібні ніякі пересилки договорів, рахунків, актів, все відбувається в одній системі. Користувач повинен працювати з нами в одній системі. Поки що немає платформи, яка б давала можливість обмінюватися між системами, але ринок до цього йде. Ми почали економити в 10 разів. Зараз нам не потрібна ні кур'єрська служба, ні витратний матеріал. Тільки комп'ютер, електронний підпис і додаток. Все просто.

Які документи не можна підписувати в електронному вигляді?
Зараз, згідно із законодавством не можна підписувати документи, які вимагають нотаріального посвідчення і кадрові документи. Але це поки що. А всі решта документів можна сміливо переводити в електронний вигляд, підписувати електронним підписом і по суті не переводити в паперовий аналог.

Розкажи, як працює система Deals.
Система дуже проста у використанні, щоб розібратися і почати в ній працювати потрібно дуже мало часу. Користувач взаємодіє з системою через
web-інтерфейс. Вона містить адміністративну панель, яка дає адміністратору (в кожної компанії є адміністратор тих чи інших процесів) організувати відходи. Завдання системи — підписувати узгоджені документи. Підписати їх можна трьома способами: електронно-цифровим підписом (ЕЦП), кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або за допомогою технології Mobile ID. На телефоні користувача має бути sim-карта, на якій знаходиться електронний підпис. Для того, щоб підписати документ потрібно просто ввести номер телефону. Після цього приходить push-повідомлення про те, що користувач на якомусь ресурсі намагається підписати документ. Він приймає повідомлення, вводить персональний закритий код і підписує документ. Документ містить наступні реквізити: час, код ЄДРПОУ компанії, хто підписав, коли підписав, посадова особа. І все це — в телефоні. У розділі «Мої завдання» знаходяться всі документи, які вимагають затвердження. Їх всі можна підписати в один клік. У розділі «Мої завдання» лежать документи, взяті в роботу. Там вони можуть ранжуватися по фільтрам, папках, за назвою. Це дуже зручно, коли потрібно знайти необхідний документ швидко.

Часто наші клієнти ставлять запитання: «А якщо до мене прийдуть і будуть вилучати документи?». Я завжди відповідаю: «Швидше винесуть вам в офісі двері, ніж зможуть отримати доступ до електронних документів у захищеній хмарі, яка має комплекс засобів захисту інформації, а сам документ додатково шифрується».

Крім цього фахівці компанії Deals розробили для Київстар персональний документообіг. Зараз він «живе в хмарі GigaCloud». Про це дивіться тут.